Email là một công
cụ được dùng rộng rãi trong giao tiếp kinh doanh, nhưng một khảo sát năm 2013
bởi Sendmail, Inc., đã phát hiện
ra rằng nó đã gây lên căng thẳng, bối rối hoặc những hậu quả tiêu cực khác cho
64% những người làm nghề chuyên môn.
Vậy, làm thế nào để bạn có thể tránh cho emails gây ra điều này? Và làm thế
nào bạn có thể viết emails đạt được kết quả bạn muốn? Bài này xem xét các cách
tiếp cận mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo việc dùng email của bạn là sáng rõ,
hiệu quả và thành công.
Viết Email
Hiệu quả
Một nhân viên văn phòng trung bình nhận khoảng 80 emails mỗi ngày. Với
lượng email đó thì các tin nhắn cá nhân dễ bị bỏ qua. Tuân theo các qui tắc đơn
giản sau để email của bạn được chú ý và được hành động theo.
1. Đừng giao tiếp quá nhiều bằng email.
2. Sử dụng tốt dòng chủ đề (subject lines).
3. Giữ cho lời nhắn rõ ràng và ngắn gọn.
4. Hãy lịch thiệp.
5. Kiểm tra giọng văn của bạn.
6. Đọc và sửa bản thử.
1
Đừng giao tiếp quá nhiều bằng email
Một trong
những nguồn gây căng thẳng lớn nhất trong công việc là số lượng email mà người
ta nhận được. Bởi vậy, trước khi viết một thư điện tử, hãy tự hỏi: “Điều này có
thực sự cần thiết không?”
Như thế, bạn nên sử dụng điện thoại hoặc tin nhắn nhanh xử lý các câu hỏi
mà dường như cần một số thảo luận qua lại.
Ngoài ra,
email cũng không an toàn như bạn có thể vẫn nghĩ, nhất là khi người ta có thể
chuyển tiếp email mà không cân nhắc xóa lịch sử giao tiếp. Để tránh chia xẻ
thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm thì đừng viết bất cứ điều gì mà bạn
hoặc chủ đề của thư không muốn dán nó lên bản tin công ty.
Bất cứ khi nào có thể, hãy đem tin xấu đến trực tiếp người nhận. Điều này
giúp bạn giao tiếp với sự cảm thông, lòng trắc ẩn và sự thấu hiểu và để sửa
chữa nếu lời nhắn của bạn đã làm sai cách.
2
Sử dụng tốt dòng chủ đề (Subject Lines)
Tiêu đề một
bài báo có 2 chức năng: nó chộp lấy sự chú ý của bạn và nó tóm tắt bài báo để
bạn có thể quyết định xem là nên đọc hay không. Dòng tiêu đề của nội dung email
nên làm điều tương tự.
Một dòng chủ
đề để trống dường như sẽ bị bỏ qua hoặc đánh dấu “spam”, bởi vậy luôn cần sử
dụng một ít từ được chọn lọc tốt để nói với người nhận về điều email muốn nói.
Bạn có thể
muốn gắn ngày trong dòng tiêu đề nếu tin nhắn là một trong một loạt emails có
tính thường kỳ, như là báo cáo dự án hằng tuần chẳng hạn. Đối với một tin nhắn
cần trả lời, bạn có thể muốn gắn thông báo hành động, như là “Xin trả lời vào
ngày 7 Tháng Một”.
Một chủ đề
được viết tốt như dưới đây đưa ra thông tin quan trọng nhất, không cần người
nhận có mở thư hay không. Điều này hợp với một thông báo nhanh để nhắc người
nhận về cuộc họp của bạn mỗi lần họ liếc nhìn vào hộp thư nhận.
Ví dụ tồi
|
Ví dụ tốt
|
Chủ đề: Họp
|
Chủ đề: Họp về qui trình kiểm tra - 10 a.m. ngày 25.02.2016
|
Nếu bạn có
một lời nhắn rất ngắn cần truyền tải, và bạn có thể ghép khít mọi thứ trong
dòng tiêu đề, hãy sử dụng “EOM” (hết tin nhắn) để cho người nhận biết rằng họ
không cần phải mở thư để có tất cả thông tin họ cần.
Ví dụ
|
Chủ để: Bạn có thể gửi Báo cáo
kinh doanh Tháng Hai không? Cảm ơn! EOM
|
(Tất nhiên,
điều này chỉ hữu ích nếu người nhận biết “EOM” nghĩa là gì.)
3
Giữ cho lời nhắn rõ ràng và ngắn gọn
Thư điện thử, giống như thư tín thương mại truyền thống, cần rõ ràng và cụ
thể. Giữ cho câu văn của bạn ngắn và có trọng tâm. Phần thân của thư nên trực
tiếp và đủ thông tin, và nó nên chứa mọi thông tin thích đáng.
Tuy nhiên,
không như thư truyền thống, nó chẳng tốn thêm nếu gửi nhiều thư thay vì chỉ gửi
1 thư. Vậy, nếu bạn cần giao tiếp với ai đó về một số chủ đề khác nhau thì hãy
cân nhắc viết một thư riêng cho mỗi chủ đề. Điều này làm cho lời nhắn của bạn
rõ ràng hơn, và nó cho phép người nhận tương ứng trả lời 1 chủ đề mỗi lần.
Ví dụ tồi
|
Ví dụ tốt
|
Chủ đề: Xem
lại báo cáo bán hàng
Chào Jackie,
Cảm ơn vì đã gửi báo cáo đó vào tuần vừa rồi. Hôm
qua tôi đã đọc nó và tôi cảm thấy Chương 2 cần nhiều thông tin hơn về số liệu
kinh doanh của chúng ta. Tôi cũng thấy giọng văn cần phải chính qui hơn.
Nhân đây, tôi muốn cho cậu biết là tôi đã đặt lịch
họp với Phòng PR thứ Sáu này về chiến dịch quảng cáo mới. Nó diễn ra lúc
11:00 a.m. ở phòng họp nhỏ.
Xin cho tôi biết nếu cậu có thể làm tới lúc đó.
Cảm ơn!
Monica
|
Chủ đề: Xem
lại báo cáo bán hàng
Chào Jackie,
Cảm ơn vì đã
gửi báo cáo đó vào tuần vừa rồi. Hôm qua tôi đã đọc nó và tôi cảm thấy Chương
2 cần nhiều thông tin hơn về số liệu kinh doanh của chúng ta.
Tôi cũng thấy
giọng văn cần phải chính qui hơn.
Cậu có thể
sửa báo cáo với những nhận xét này được không?
Cảm ơn vì cậu
cần vất vả cho báo cáo này!
Monica
(Monica sau
đó gửi nội dung này bằng thư riêng về cuộc họp với Phòng PR.)
|
Quan trọng là phải tìm được cân bằng ở đây. Bạn không muốn bỏ bom ai đó
bằng thư, và cố gắng kết hợp nhiều thứ có liên quan và có trọng tâm trong 1
email.
Cũng cần lưu ý là trong ví dụ tốt nêu trên, Monica đã xác định điều gì cô
muốn Jackie làm (trong trường hợp này là sửa báo cáo). Nếu bạn làm mọi người dễ
thấy điều bạn muốn thì có cơ hội tốt hơn để họ làm điều đó.
4
Hãy lịch thiệp
Mọi người thường nghĩ emails ít
nghiêm túc hơn thư truyền thống. Nhưng lời nhắn bạn gửi đi là sự phản ánh tính
chuyên nghiệp, giá trị của riêng bạn. Và sự chú ý đến chi tiết ở một mức độ
chính thức nhất định là cần thiết. Nếu bạn không dùng thuật ngữ thật tốt thì
cũng tránh ngôn ngữ suồng sã, tiếng lóng, biệt ngữ và những từ viết tắt không
thích hợp. Cảm xúc có thể là có ích để làm rõ ý định của bạn, nhưng tốt nhất
chỉ dùng nó với người mà bạn biết rất rõ.
Kết thúc thư với các từ như “Trân
trọng,” “Bạn chân thành,” hoặc “Mọi điều tốt đẹp nhất,” tùy thuộc tình hình.
Người nhận có thể quyết định in ra thư
và chia xẻ với người khác, bởi vậy hãy luôn lịch thiệp.
5
Kiểm tra văn phong (giọng viết)
Khi bạn gặp mọi người trực tiếp (mặt đối mặt), chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ
thể, âm thanh giọng nói, biểu hiện khuôn mặt để đánh giá xem họ cảm thấy ra
sao. Email lấy mất của chúng ta những thông tin này, và điều này có nghĩa chúng
ta không thể nói chuyện khi mọi người đã hiểu sai lời nhắn của chúng ta.
Việc chọn từ ngữ, độ dài câu, chấm câu và cả chữ viết hoa có thể dễ bị hiểu
sai nếu không có manh mối nghe nhìn. Trong ví dụ thứ nhất dưới đây, Emma có thể
nghĩ là Harry thất vọng hoặc giận dữ, nhưng trong thực tế, cậu ấy cảm thấy ổn.
Ví dụ tồi
|
Ví dụ tốt
|
Emma,
Tôi cần báo
cáo vào 5 giờ chiều nay hoặc tôi sẽ lỡ hạn chót.
Harry
|
Chào Emma,
Cảm ơn vì nỗ
lực của cậu cho báo cáo đó. Cậu có thể chuyển bản thảo cho tôi khoảng 5 giờ
chiều không hoặc tôi sẽ bị lỡ hẹn mất?
Cảm ơn rất nhiều!
Harry
|
Hãy nghĩ về
bức thư của bạn “cho thấy” có xúc cảm. Nếu ý định hoặc cảm xúc của bạn có
thể bị hiểu sai thì hãy tìm cách ít tham vọng hơn để diễn đạt ngôn ngữ của bạn.
6
Đọc và sửa bản thử
Cuối cùng,
trước khi bạn nhấn nút “send” hãy dành chút thời gian xem lại email của bạn để
sửa chính tả, ngữ pháp và chấm câu. Thư của bạn là một phần hình ảnh nghề nghiệp
của bạn, cũng như quần áo bạn mặc, bởi vậy sẽ rất tệ nếu gửi ra ngoài tin nhắn
chứa những sai sót.
Khi bạn đọc
và sửa bản thử, hãy chú ý đến độ dài của thư. Người ta thích đọc các thư ngắn
và cụ thể hơn là thư dài, huyên thuyên, bởi vậy hãy chắc rằng thư của bạn ngắn
nhất có thể mà không bỏ đi các thông tin cần thiết.
Các điểm mấu chốt
Đa số chúng ta dành một phần đáng kể thời gian trong ngày để đọc, soạn
emails. Nhưng tin nhắn chúng ta gửi đi có thể làm người khác bối rối.
Để viết emails hiệu quả, trước hết hãy tự hỏi là bạn có nên sử dụng email
không. Đôi khi, cách tốt hơn là gọi một cuộc điện thoại.
Làm cho emails của bạn cụ thể và có trọng tâm. Chỉ gửi chúng cho những
người thực sự cần xem chúng và hãy rõ ràng về những điều bạn muốn người nhận thư
làm sau đó.
Nhớ rằng emails của bạn là sự phản chiếu tính chuyên nghiệp, giá trị, ý
định của bạn tới mức chi tiết. Cố gắng hình dung cách người khác có thể hiểu
được giọng viết của bạn. Giữ phép lịch sự, và luôn đọc lại và sửa những gì bạn
đã viết trước khi bấm nút “send”.