Sớm muộn gì thì những kiểm toán viên cũng phải in các bảng tính của
mình ra để phục vụ cho việc lập báo cáo kiểm toán. Vì vậy, các bản in
là vũ khí hết sức quan trọng trong công cuộc bảo vệ công lý của các
KTV. Vì các KTV đầu tư rất nhiều công sức, thời gian thậm chí hàng
tháng trời cho việc lậo báo cáo kiểm toán thì chắc chắn họ sẽ muốn dữ
liệu của họ in ra sẽ không gặp phải bất kỳ một vướng mắc nào. Chính vì
thế mà chúng ta sẽ xem xét đến một lĩnh vực rắc rối mà nó luôn gây ra
những phiền toái cho tất cả những người dùng Excel là: kiểm soát những
gì được in ra. Đó có thể là nhiều tập bảng tính, là mộ trang bảng tính
đơn lẻ, hoặc một vùng chọn nhỏ…
Dồn toàn bộ bảng tính vào 1 trang:
Giả sử bạn đang có 1 bảng tính nằm trên 2 trang giấy. Nhưng dữ liệu ở
trang 2 không nhiều mà khi in ra bạn lại chỉ muốn chúng nằm cùng nhau
trên một trang. Làm cách nào để thực hiện việc đó???
Cách làm như sau: bạn nhấp chuột vào File, chọn Page setup, rồi
nhấp thẻ Page. Sau đó nhấp nút Fit to và đảm bảo cả 2 trường hợp theo
sau đều chứa số 1. Bạn yên tâm rằng nó sẽ không hề ảnh hưởng gì tới
diện mạo của bảng tính của bạn.
Kết quả được hiện thị rất rõ khi bạn chọn File - Print Preview hoặc
biểu tượng chiếc kính lúp trên thanh công cụ chuẩn. Khi mọi thủ tục đã
hoàn tất bạn chỉ việc ấn lệnh Print.
Chỉ in vùng được chọn
Giả sử bạn có lập một bảng tính về bán cáo tài chính của một công ty có
lưu phần doanh số với phần tổng kết nằm trên đầu và dữ liệu hỗ trợ
nằng dưới bản tính đó. Trước mắt bạn chỉ quan tâm tới phần tổng kết, vì
vậy bạn muốn in riêng phần này. Vấn đề là khi in bảng tính, bạn nhận
được toàn bộ nội dung bảng tính. Vậy có cách nào cho phép in riêng mỗi
phần tổng kết này không???
Cách làm như sau: Bạn hạn chế nội dung cần in bằng cách chọn
trong các ô nhất định, đó có thể là một vùng hay 1 dãy các ô bất kì,
hoặc thậm chí là một ô duy nhất rồi chọn File- Print. Xuất hiện khung
hội thoại: bạn chọn nút Selection trong vùng "Print what". Và như thế,
bạn chỉ cần bấm ok là mọi việc hoàn tất.
In một lần nhiều tập bảng tính
Giả sử rằng bạn cần in 3 tập bảnh tính khác nhau nhưng lại quá bận rộn
để mở riêng từng bảng tính rồi mới chọn lệnh in 3 lần cho 3 bảng tính.
Tại sao bạn lại không thể in luôn 1 lần cho 3 bảng tính này nhỉ???
Cách làm như sau: Bạn không cần mở Excel ra mà vẫn làm được việc
này bằng cách thông qua Windows sẽ rất đơn giản. Bạn chỉ cần chọn đến
nơi chứa những file cần in. Sau đó nhấp chọn cả 3 file này bằng cách
nhấn và giữ phím Ctrl và nhấp chuột lên chúng, ấn phải chuột chọn
Print. Tài liệu sẽ được chuyển cho máy in của bạn ngay lập tức. Và mỗi
tập bảng tính của bạn sẽ được in trọn vẹn và rất đầy đủ. Để chuẩn bị in
nhiều bảng tính, kiểm tra xem các tập bảng tính xem có thứ gì không hợp
lý sau khi ấn định tất cả các đặc tính không. Nếu không thì bạn yên
tâm rồi. Máy in sẽ làm nốt công việc cuối cùng cho bạn.
A.T (Tạp chí Kiểm toán)
