Phần mềm Word 2007 và Word 2010 có rất nhiều tính năng tiện ích cho việc soạn thảo văn bản. Hướng dẫn này hỗ trợ bạn sử dụng chúng một cách bài bản để tăng tốc biên soạn và trình bày các văn bản.
1. Tạo và sử dụng Building Blocks
Để tạo ra tiêu đề đầu trang cho tài liệu, bạn nhấn chuột vào tab Insert, nhấn Header, và lựa chọn Blank trong thư viện gallery.
Nhập chữ "QuanTrimang" vào tiêu đề đầu trang và định dạng trình bày như cách bình thường (ví dụ, bấm Ctrl + E để cang lề giữa, bấm Ctrl + A để chọn toàn bộ tiêu đề).
Quay trở lại tab Insert, nhấn Header, và sau đó bấm vào Save Selection từ chân của thư viện để lưu văn bản vào Header Gallery.
Trong hộp thoại Create New Building Block, tiêu đề của bạn vừa tạo được gán cho một tên gọi (ví dụ, "QuanTrimang"), và nhấn OK để lưu lại Building Block.
Để chèn tiêu đề này vào một tài liệu mới, bạn vào tab Insert, nhấn vào Header, kéo xuống danh mục của General và click vào tên mà bạn đã tạo cho tiêu đề, trong ví dụ này là "QuanTrimang".
Khi bạn thoát khỏi Word, chương trình sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi của đoạn văn bản trong tập tin BuildingBlocks.dotx, để có thể tái sử dụng trong các tài liệu Word khác.
2. Lưu dự phòng và chỉnh sửa mẫu văn bản mặc định của Word
Sau đó, từ trình đơn File của Word, chọn Open. Trong thanh trượt click vào Microsoft Word, và chọn Templates, hoặc click vào Templates Trusted.
Thực hiện xong bước trên sẽ mở ra một danh sách các tập tin trong đó bao gồm Normal.dotm. Trước khi có bất cứ thay đổi gì khác, bạn phải tạo một bản sao lưu dự phòng của Normal.dotm.
Bạn chọn tập tin, bấm Ctrl + C để sao chép nó, sau đó Ctrl + V để dán một bản sao vào cùng một thư mục. Bản sao mới được tạo ra sẽ được tự động đặt tên là "Copy of Normal.dotm" nhưng bạn có thể đổi tên bản sao với bất cứ tên gì bạn thích, chẳng hạn "My customized Normal.dotm" miễn là bạn giữ an toàn được tập tin .dotm này.
Khi bạn đã hoàn thành việc thực hiện một bản sao dự phòng, bạn click đúp vào Normal.dotm để mở nó ra thoải mái chỉnh sửa. Nếu bạn không ưng ý với bản chỉnh sửa của mình thì hãy mở tệp đã lưu dự phòng và ghi đè tệp tin Normal.dotm sau đó trang văn bản lại trở về như định dạng lúc ban đầu.
3. Tạo Header và đánh số trang mặc định
Mở mẫu văn bản mặc định Normal.dotm, như đã hướng dẫn ở trên, vào tab Insert, chọn Page Number, và chọn một vị trí và định dạng cho số trang hiển thị.
Đóng tài liệu và lưu lại Normal.dotm, sau bước này tất cả các tài liệu mới của bạn sẽ sử dụng số trang mà bạn đã chỉ định.
4. Tạo đánh số trang mặc định bắt đầu trên trang thứ hai
Mở tệp Normal.dotm, vào tab Page Layout. Trong nhóm Page Setup, bấm vào More Arrow (mũi tên bên phải ở dưới của nhóm) để mở hộp thoại Page Setup.
Sau khi mở ra, bạn nhấn vào tab Layout, và dưới Headers and Footers, đánh dấu chọn bên cạnh Different First Page, và nhấn OK.
Cuối cùng, đóng tệp Normal.dotm. Từ đó, bất kỳ tài liệu mới được tạo ra sẽ không có số trang trên trang đầu tiên, nhưng sẽ bắt đầu đánh số trang trên trang thứ hai.
5. Khôi phục lại văn bản mẫu mặc định
Địa chỉ của thư mục này thay đổi trong các phiên bản Windows khác nhau, do đó, cách nhanh nhất để tìm thấy nó là nhập chuỗi ký tự bên dưới vào hộp thoại tìm kiếm hoặc Run trong Start Menu:
%appdata%\Microsoft\Templates
Sau khi nhấn phím Enter, thư mục Templates sẽ được mở trong Windows Explorer. Chế độ hoạt động của Normal.dotm rất đặc biệt, nếu xóa nó đi thì phiên bản gốc của tập tin sẽ được tái tạo trong lần kế tiếp bạn khởi chạy Word.
Dựa trên các thức này mà bạn có thể sao lưu một văn bản mẫu đã tùy chỉnh trước đó và đổi tên bản sao này thành Normal.dotm, và sau đó Word sẽ sử dụng nó như là mẫu mặc định của bạn.
Bạn có thể nhập các định dạng và tùy chỉnh mẫu mặc định Word 2003 vào Word 2007 hoặc 2010 bằng cách xóa tệp Normal.dotm và sao chép tệp Normal.dot hiện diện trong thư mục Templates của Word 2003 vào thư mục Templates của Word 2010. Chương trình sẽ tự động nhập khẩu các tùy chỉnh và các macro từ file Normal.dot cũ khi nó tạo Normal.dotm mới của nó.
6. Chọn Font chữ mặc định cho dễ đọc hơn
Để thay đổi font chữ mặc định của Word, bạn bấm các phím Ctrl + Shift + F để mở hộp thoại Font. Font chữ được gợi ý nên dùng là font Times, cỡ 14. Chọn xong nhấn vào Save as Default, chọn "All documents based on the Normal.dotm template" và nhấn OK.
7. Thay đổi trình bày trang mặc định
Tới tab Page Layout, nhấn vào More Arrow trong nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Thiết lập lề và trình bày trang in, và nhấn Save as Default.
8. Đặt công cụ AutoFormat lên Quick Access Toolbar
Giao diện Ribbon (dải băng) của Office 2007 không cài đặt sẵn công cụ AutoFormat trong chương trình, nhưng bạn có thể kích hoạt nó trở lại bằng cách đưa nó vào Quick Access Toolbar. Nhấp chuột vào mũi tên xuống ở phần cuối bên phải Quick Access Toolbar trên tab của Ribbon, và sau đó nhấp vào More Commands. Trong trình đơn thả xuống bên dưới "Choose commands from", chọn Commands Not In the Ribbon.
Từ danh sách xuất hiện, click vào Autoformat, chọn nút Add, và sau đó bấm OK.
Thực hiện các bước trên cũng giúp bạn đặt công cụ bất kỳ khác trên Quick Access Toolbar để truy cập nhanh chóng.
9. Bật chế độ thông báo những sửa đổi trước khi lưu và in văn bản
Muốn bật cảnh báo này, bạn vào menu File, sau đó chọn Options, chọn tiếp Trust Center. Click vào Trust Center Settings..., sau đó vào Privacy Settings, và đánh dấu chọn bên cạnh "Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments".
10. Lưu lại và khôi phục các macro
Bắt đầu bằng cách nhấn Alt + F11 để mở Visual Basic Editor trong cửa sổ Project pane ở phía trên bên trái, sau đó nhấn vào dấu cộng, Modules, và chọn "NewMacros". Từ menu File, chọn Export File để xuất khẩu các macro của bạn vào một tập tin. Tập tin đó sẽ có phần mở rộng là .BAS.
Nếu bạn muốn loại bỏ một số macro hoặc viết thêm giải thích, bạn có thể chỉnh sửa các tập tin trong Notepad hoặc bất kỳ trình soạn thảo văn bản khác.
Để nhập khẩu các macro của bạn vào một bản sao của Word, nhấn Alt + F11, chọn Normal trong cửa sổ Project pane, và chọn Import File từ menu File.