Thứ tự ưu tiên của các định dạng có điều kiện - CF

Khi bạn có hơn một điều kiện áp dụng cho một ô (cell) hay một vùng (range) thì các CF này sẽ được áp dụng theo trình tự ưu tiên của chúng, các CF nằm trên sẽ có mức ưu tiên cao hơn các CF nằm dưới. Đối với Excel 2003 trở về trước thì trình tự ưu tiên là CF1 à CF2 à CF3, đối với Excel 2007 CF nào nằm trên trong danh sách sẽ ưu tiên hơn CF nằm dưới. Do vậy chúng ta phải thật cẩn thận khi sắp xếp thứ tự ưu tiên của các CF nhằm tránh các kết quả không mong muốn. Bảng tóm tắt bên dưới mô tả cách thực thi CF của Excel trong các phiên bản trước Excel 2007.

Điểm khác biệt về CF trong Excel 2007

Excel 2007 cho phép áp dụng nhiều CF vào cùng một ô (cell) hay vùng (range) nếu các CF đúng (True) trong khi Excel 2003 trở về trước thì chỉ áp dụng duy nhất một CF đúng có thứ tự ưu tiên cao hơn và bỏ qua các CF có ưu tiên thấp hơn mặc dù nó đúng. Trong Excel 2007, khi chúng ta thiết lập nhiều CF cho một vùng các ô trong bảng tính, và khi có nhiều CF đúng (TRUE) đồng thời thì khi đó có khả năng các CF này có mâu thuẫn với nhau:

• Khi các CF không mâu thuẫn với nhau: Ví dụ như CF1 sẽ áp dụng định dạng cho các ô là chữ in đậm và CF2 sẽ áp dụng định dạng cho các ô chữ màu xanh. Khi cả CF1 và CF2 đúng thì không có mâu thuẫn xảy ra và các ô thoã điều kiện sẽ được định dạng chữ màu xanh và in đậm.
• Khi các CF có mâu thuẫn với nhau: Ví dụ như CF1 sẽ áp dụng định dạng cho các ô là chữ màu đỏ và CF2 sẽ áp dụng định dạng cho các ô chữ màu xanh. Khi cả CF1 và CF2 đúng thì có mâu thuẫn xảy ra và các ô thoã điều kiện sẽ chỉ được áp dụng định dạng của CF1 là chữ màu đỏ (vì CF1 có mức ưu tiên cao hơn CF2).

Nhằm đảm bảo tính tương thích ngược với các phiên bản Excel 2003 trở về trước, khi các bạn sử dụng CF trong Excel 2007 thì nên sử dụng tuỳ chọn Stop If True trong hộp thoại Manage Rules.

• Nếu chọn Stop If True tại CF1 thì Excel chỉ kiểm tra duy nhất CF1 bỏ qua tất cả các CFs bên dưới CF1.
• Nếu chọn Stop If True tại CF2 thì Excel sẽ kiểm tra CF1 và CF2 bỏ qua tất cả các CFs bên dưới CF2.
• Nếu chọn Stop If True tại CF3 thì Excel sẽ kiểm tra CF1, CF2 va2 CF3 bỏ qua tất cả các CFs bên dưới CF3.
  
• Nếu chọn Stop If True cho tất cả các CF thì định dạng trả về trong Excel 2007 sẽ giống như định dạng trả về trong Excel của các phiên bản trước...
  

Ví dụ 3.1: Vùng địa chỉ B3:B8 được áp dụng CF với 3 điều kiện sau:

• Nếu giá trị trong ô lớn hơn 10 thì định dạng chữ in đậm
• Nếu giá trị trong ô lớn hơn 20 thì định dạng chữ màu đỏ
• Nếu giá trị trong ô lớn hơn 30 thì định dạng nền ô màu cam

Hình trên trình bày các qui định của các CF1, CF2 và CF3 và kết quả trả về chỉ là của CF1, các CF2 và CF3 mặc dù đúng nhưng bị bỏ qua. (Excel 2003 trở về trước)



Hình trên trình bày các qui định của các CF1, CF2 và CF3 và tuỳ chọn Stop If True cho CF3. Kết quả trả về chỉ là áp dụng tất cả các định dạng của CF1, CF2 và CF3 cho các ô thoã điều kiện. Nếu chọn Stop If True cho cả 3 CF1, CF2 và CF2 thì kết quả định dạng trả về sẽ giống như của Excel 2003 trở về trước.