Macaw là nền tảng quản lý dự án từ một startup được sáng lập bởi đội ngũ nhân sự trẻ người Việt Nam với mục đích đáp ứng yêu cầu xử lý công việc nhanh và quản lý chặt chẽ của môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhiều đột phá của startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.
Giao diện đơn giản, dễ dùng để tạo cảm hứng sử dụng
Giao diện người dùng (UX - User Experience) được đầu tư nghiên cứu để tránh làm rối mạch suy nghĩ, tư duy người sử dụng. Đây là điểm nổi bật đầu tiên được đội ngũ team Macaw tự hào nhắc đến khi so sánh với các nền tảng quản lý dự án đình đám khác như Trello, Microsoft Project Management.
Với ba tab ở vị trí trung tâm bao gồm Plan, Collaborate và Focus tượng trưng cho flow làm việc được tối giản nhưng vẫn hiệu quả: Lên kế hoạch - phối hợp với team - tập trung hoàn thành công việc đúng thời hạn. Ngay từ khi đăng nhập vào anh em chỉ mất vài phút làm quen là đã có thể sử dụng, phối hợp với mọi người trong team một cách thuần thục. Nhìn từ góc độ người dùng, một công cụ giúp việc "dùng không phải nghĩ" sẽ mang lại tâm lý thoải mái, lâu dần tạo thành thói quen dùng thường xuyên. Lợi ích đối với cho các doanh nghiệp, đội nhóm cũng không hề nhỏ khi tiết kiệm được thời gian lẫn nhân lực triển khai nền tảng mới, đúng như mục đích Macaw được sinh ra: quản lý công việc hiệu quả hơn.
Giao diện Macaw được tối giản nhằm mang đến trải nghiệm dùng dễ dàng, trực quan nhất
Ngoài các tab chính, giao diện Macaw còn có thêm ba mục khác: Backlog giúp xem tổng quát công việc/dự án đang triển khai của cả team đồng thời có thể tạo thêm việc/project dài ngày, phần Notification chứa thông báo và phần thiết lập chung như thông tin tài khoản, thay đổi/gắn nhãn mới, mời thêm thành viên vào team. Những mục này cần thiết nhưng rõ ràng ít được dùng hằng ngày nên được xếp gọn vào một góc bên phải. Một điểm nữa cho thấy đội ngũ Macaw nghiên cứu UX tốt như thế nào.
Sự đơn giản trong trải nghiệm nền tảng quản lý dự án "made by Việt Nam" còn được thể hiện sâu sắc qua cách phối màu giao diện. Nền trắng sáng chữ đen toát lên sự thoáng đạt cũng như tối ưu cho việc đọc, tiếp nhận thông tin. Riêng tab Focus có tùy chọn Light/Dark Mode để lựa chọn phù hợp với gu mỗi người mỗi khi cần tập trung cao độ. Sự đơn giản hóa trong phối màu tăng thêm sự hiệu quả của việc gắn nhãn công việc khi trở nên nổi bật, dễ dàng nhận ra các đầu mục khác nhau.
Giao diện tab Focus với hai tùy chọn Dark/Light Mode
Nền sáng chữ đen tối ưu cho việc đọc, tiếp nhận thông tin đồng thời các nhãn công việc trở nên nổi bật hơn
Không chỉ giao diện người dùng mà ngay cả các bước thao tác trên Macaw cũng thể hiện trọn vẹn triết lý tối giản. Từ việc tạo đầu mục công việc, comment trao đổi với đồng nghiệp trong từng việc cụ thể cho tới chọn tác vụ cần ưu tiên xử lý, … đều được đáp ứng trong vài bước đơn giản: click chọn - nhập nội dung - hoàn thành.
Tính năng: tất cả hướng tới hoàn thành công việc từng người và mục tiêu cả nhóm
Không ôm đồm các tính năng phức tạp, Macaw sở hữu các công cụ cần thiết dành cho việc lập kế hoạch, phối hợp với team và tập trung giải quyết từng đầu mục đúng thời hạn. Ở tab Plan, công việc cần triển khai mỗi ngày sẽ được liệt kê ra, đây tựa như thành quả của các họp team đầu ngày. Nhờ vậy sử dụng nền tảng số như Macaw không những giúp tiết kiệm thời gian họp team mà còn góp phần tạo nên thói quen tốt cho từng cá nhân trong việc quản lý, sắp xếp công việc của riêng mình.
Sau khi liệt kê công việc cần làm trong ngày, mục Collaborate chính là nơi mọi người trong team nắm bắt công việc lẫn nhau. Tất cả đầu mục sẽ được thể hiện ra đây một cách trực quan. Anh em còn có thể tương tác với toàn team ở mục Discussion bên dưới, rất tiện lợi vẫn chat trao đổi với nhau được không cần tới thêm ứng dụng khác, giảm bớt sự phức tạp trong triển khai công việc hằng ngày.
Công việc mọi người trong team được trình bày cụ thể trong tab Collaborate, dòng chữ "work in progress" thể hiện công việc đang được người đó đưa vào tab Focus để tập trung hoàn thành. Discussion là nơi thảo luận, trao đổi thông tin chung cả nhóm
Macaw cho phép người dùng tương tác với nhau một cách dễ dàng trên từng công việc cụ thể. Bằng việc chọn vào một đầu mục công việc, một cửa sổ mới chứa đầy đủ các thông tin chi tiết xuất hiện, kèm theo tính năng gửi file, nhắn tin cần thiết cho công việc đó. Việc trao đổi thông tin trên mỗi công việc cụ thể sẽ tạo hiệu quả cao hơn nhiều so với giải pháp thảo luận nhóm trên các nền tảng nhắn tin (chat group) dễ gây xao nhãng, mất tập trung.
Mục chat, trao đổi thông tin được phân tầng tới từng công việc cụ thể
Công việc đưa tab Focus sẽ thông tin tới mọi người khác trong team rằng bạn đang tập trung xử lý để tránh làm phiền không cần thiết
Nền tảng quản lý dự án này không chỉ thân thiện với người dùng ở cấp độ nhân viên mà những anh em nào đang là trưởng nhóm, quản lý hay giám đốc điều hành cũng là đối tượng tận dụng được nhiều lợi ích to lớn đối với công tác quản trị. Quản lý tiến độ công việc toàn team theo thời gian thực là điểm nổi bật trên Macaw. Nhìn vào tab Collaborate, ngoài việc biết được cấp dưới thực thi những công việc gì, anh em còn có thêm biểu đồ Burn-Up để biết hiệu suất làm việc hiện tại ra sao với đường tham chiếu tương ứng mức lý tưởng 100% năng suất.
Biểu đồ Burn-Up kết hợp Task List cho phép nhà quản lý nắm bắt sát sao tiến độ và hiệu suất công việc cả team một cách trực quan theo thời gian thực
Việc nắm bắt tình hình theo thời gian thực giúp anh em ở vai trò người quản lý còn sớm nhận biết được vấn đề xảy ra với từng nhân viên/hạng mục công việc. Qua đó, anh em sẽ có biện pháp hỗ trợ hay kế hoạch xử lý sớm nhất, giảm thiểu rủi ro khi công việc bị ùn ứ tại một khâu nào đó mà trước đây thường thông qua các bản báo cáo/cuộc họp hằng ngày mới biết được.
Ngoài ra, đầu mỗi ngày Macaw sẽ tự động gửi email tổng hợp báo cáo lại tình hình làm việc ngày hôm trước tới mọi người trong team. Vì thế việc bắt nhân viên làm báo cáo/họp mỗi ngày không còn cần thiết, tiết kiệm thời gian cho cả team đồng thời email này còn là nguồn tài liệu lý tưởng để bạn gửi lên các cấp cao hơn theo định kỳ.
Nếu tab Collaborate lý tưởng để giải quyết công việc mỗi ngày thì Backlog lại là nơi anh em nắm bắt cụ thể tiến độ hoàn thành đối với các dự án dài ngày, mục tiêu chung cả nhóm cũng như công việc trễ deadline còn tồn đọng lại. Việc biết tình hình theo thời gian thực từ từng đầu mục công việc tới tầm nhìn vi mô về mục tiêu chung cả nhóm đem lại sự hoạt cần thiết đối với cấp quản lý để có kế hoạch điều chỉnh hợp lý để về đích đúng thời hạn.
Backlog là trang quản lý chung, cho nhà quản lý tầm nhìn dài hơn về các dự án dài ngày cũng như mục tiêu chung của cả nhóm
Từ thiết kế tới tính năng của Macaw thể hiện rõ tính tối giản, thực dụng cần thiết để tối ưu hiệu quả làm việc teamwork trong doanh nghiệp, startup đúng như triết lý "Get It Done" của nền tảng này. Dễ dùng, dễ tập trung và dễ dàng quản lý để từ đó cả team đi nhanh hơn đến mục tiêu chung chính là điểm lợi khi anh em lựa chọn Macaw.
