Trong thực tế chúng ta thường xuyên phải gặp các trường hợp trùng lặp dữ liệu trong một danh sách hoặc một bảng dữ liệu và thường làm thủ công là dò tìm thông tin từng bản ghi một và loại bỏ chúng, công việc này có thể mất rất nhiều thời gian và dễ sai sót, nhầm lẫn đối với dữ liệu hàng ngàn bản ghi. Để làm cho công việc này dễ dàng hơn, các bạn có thể sử dụng công cụ lọc bỏ các bản ghi trùng lặp một cách nhanh nhóng, đơn giản và hiệu quả nhất.
Ví dụ:
Các dòng bôi màu đỏ có dữ liệu trùng trên trường
TỜ BD, SỐ THỬA. Trường
HỌ TÊN 1: Nguyễn Hoàng An có 2 dòng bản ghi chứa cùng thông tin về
TỜ BD, SỐ THỬA.
Chức năng này sẽ lọc bỏ bớt các dòng bản ghi trùng lặp thông tin:
Đầu tiên, bạn chọn vùng cần lọc dữ liệu, ở đây là từ
A1:J21, chọn menu
Data -> nút
Remove Duplicate
Trong hộp thoại
Remove Duplicate, các bạn sẽ thấy 2 nút lệnh:
- Select All: để chọn tất cả các trường trong bảng dữ liệu
- Unselect All: hủy chọn tất cả các trường trong bảng dữ liệu
Nút check
My data has header: nếu dữ liệu của bạn có hoặc không có các đặt tên các trường, nếu có đặt tên trường mà không dấu chọn kiểm tra nút này thì các trường sẽ thành thứ tự các cột theo ABC
Nếu có tên trường và thực hiện đánh dấu kiểm tra vào mục này thì tên trường sẽ hiển thị.
Ví dụ ở đây để lọc các thông tin trùng trên trường
TỜ BD, SỐ THỬA ta thực hiện thao tác:
- Chọn nút
Unselect All để hủy chọn
- Đánh dấu chọn vào 2 trường
TỜ BĐ, SỐ THỬA, tiếp theo chọn
OK
Chương trình sẽ lọc các bản ghi trùng theo kết quả ở bảng dữ liệu sau:
Các bạn sẽ thấy ở đây có tổng cộng 20 dòng bản ghi, sau khi thực hiện cho kết quả có 03 bản ghi trùng sẽ loại bỏ và còn 17 bản ghi.
Hy vọng với thủ thuật nhỏ trên các bạn sẽ thấy hiệu quả khi lọc các bảng dữ liệu lớn, thời gian thực hiện rất nhanh.
