I. Các vấn đề cơ bản

1. Giới thiệu CF

Định dạng theo điều kiện là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều ô (range of cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức.

Ví dụ như bạn có thể tạo cho định dạng của ô đó là chữ in đậm màu xanh khi giá trị của nó lớn hơn 100. Khi giá trị của ô thoả điều kiện thì các định dạng bạn tạo ra ứng với điều kiện đó sẽ được áp dụng cho ô đó. Nếu giá trị của ô không thoả điều kiện bạn tạo ra thì định dạng của ô đó sẽ áp dụng định dạng mặc định (default formatting)



Một ô có thể có 3 định dạng theo điều kiện. Ví dụ như bảng phân tích độ nhạy của Lợi nhuận bên dưới ta sẽ dùng CF cho các ô C21:K31 với 3 điều kiện:
  • Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời),
  • Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),
  • Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ).


Bạn chú ý rằng CF giống như việc thêm một hay nhiều công thức vào mỗi ô mỗi khi bạn sử dụng, vì vậy áp dụng CF cho một số lớn các ô có thể gây ra việc thực hiện chương trình bị chậm đi. Do đó bạn hãy chú ý khi áp dụng CF cho một số lớn các ô trong bảng tính.

 Hai minh hoạ đơn giản đã trình bày chỉ là phần nổi rất nhỏ về khả năng của CF, các phần tiếp theo sẽ giúp bạn từng bước tiếp cận và làm chủ CF – một tính năng tuyệt vời của Excel.

2. CF dùng danh mục điều kiện sẵn có

 Trong phần này sẽ trình bày về tuỳ chọn CF đơn giản nhất là Cell Value is trong hộp thoại CF, và kết hợp với các toán tử trong danh sách sẵn có để ra điều kiện định dạng. Hộp định dạng theo điều kiện cho Excel XP được thể hiện ở hình dưới đây.

Trong đó có các tuỳ chọn:
  • Cell Value Is: căn cứ vào giá trị chứa trong ô để làm đối số so sánh và từ đó áp dụng các định dạng nếu thoã mãn điều kiện (điều kiện trả về TRUE trong kết quả so sánh).
  • Formula Is: căn cứ vào kết quả tính toán của các công thức làm đối số so sánh và từ đó áp dụng các định dạng nếu thoã mãn điều kiện (kết quả so sanh là TRUE). Phần này sẽ trình bày ở mục sau.
Giải thích các toán tử so sánh:

  • Between: giá trị trong ô nằm trong đoạn từ a đến b (bao gồm 2 cận trên và dưới a, b)
  • Not between: giá trị trong ô không nằm trong đoạn [a, b]
  • Equal to: giá trị trong ô bằng (=) với giá trị so sánh
  • Not equal to: giá trị trong ô không bằng (≠) giá trị so sánh
  • Greater than: giá trị trong ô lớn hơn (>) giá trị so sánh
  • Less than: giá trị trong ô nhỏ hơn (<) giá trị so sánh
  • Greater than or equal to: giá trị trong ô lớn hơn hoặc bằng (≥) giá trị so sánh
  • Less than or equal to: giá trị trong ô nhỏ hơn hoặc bằng (≤) giá trị so sánh

Ví dụ 2.1 : Dùng CF định dạng cho các ô trong vùng B4:E12 sao cho các giá trị lớn hơn 100 sẽ tô màu chữ xanh và in đậm.

 B1. Chọn vùng cần định dạng B4:E12
 B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra
 B3. Chọn các tuỳ chọn như hình sau:
  • Tại Condition 1, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is
  • Chọn toán tử so sánh là greater than
  • Nhập vào giá trị 100 tại hộp trống bên phải


 B4. Nhấn nút Format… hộp thoại Format Cells xuất hiện như hình sau
  • Chọn Bold (In đậm) tại Font style
  • Chọn màu xanh tại Color
  • Nhấn OK hoàn tất định dạng


 B5. Nhấn OK để bắt đầu áp dụng CF cho các ô trong vùng đang chọn.


Ví dụ 2.2 : Dùng CF định dạng cho các ô trong vùng H4:K12 sao cho các giá trị từ 80 đến 100 sẽ tô màu chữ xanh, in đậm và nền ô màu vàng; các ô còn lại tô chữ màu tím và nền ô màu xám.

 B1. Chọn vùng H4:K12 cần định dạng CF
 B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra
 B3. Chọn các tuỳ chọn như hình sau:
  • Tại Condition 1, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is, chọn toán tử so sánh là between và nhập vào giá trị 80 và 100 tại 2 ô trống kế bên. Nhấn nút Format:
    • Tại ngăn Font chọn Bold tại Font style, chọn tiếp màu xanh tại Color
    • Chuyển qua ngăn Patterns và chọn màu vàng tại Cell shading
    • Nhấn OK hoàn tất CF1.
  • Nhấn nút Add >> để thêm điều kiện mới
  • Tại Condition 2, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is, chọn toán tử so sánh là not between và nhập vào giá trị 80 và 100 tại 2 ô trống kế bên. Nhấn nút Format:
    • Tại ngăn Font chọn màu tím tại Color
    • Chuyển qua ngăn Patterns và chọn màu xám tại Cell shading
    • Nhấn OK hoàn tất CF2.


 B4. Nhấn OK để bắt đầu áp dụng CF cho các ô trong vùng đang chọn và bên dưới là kết quả




Ví dụ 2.3 : Dùng CF định dạng cho bảng kết quả phân tích độ nhạy của Lợi nhuận tại vùng C21:K31 với 3 điều kiện:
  • Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời),
  • Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),
  • Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ).

 Bạn hãy tự thực hiện các thao tác sao cho các CF1, CF2 và CF3 như hình sau:



Liệu chúng ta có thể áp dụng nhiều hơn 3 điều kiện cho giá trị trong các ô khi sử dụng các phiên bản Excel 2003 trở về trước không? Câu trả lời cho vấn đề này là có thể, chúng ta sẽ tiếp tục thảo luận về CF trong những bài tiếp theo.