Gmail là thứ mà chúng ta rất thường sử dụng, thậm chí là dùng hằng ngày. Và để giúp cho việc đó trở nên nhanh chóng hơn, đơn giản hơn, xin chia sẻ với các bạn một số thủ thuật nhỏ xíu, từ việc đăng xuất Gmail từ xa khi lỡ quên thoát khỏi máy của người khác, kích hoạt giao diện chia đôi như Outlook cho đến cách hiển thị số lượng email chưa đọc lên trình duyệt và tùy biến hình nền của hộp thư.
Đăng xuất Gmail từ xa
Bạn có chắc rằng bạn đã đăng xuất Gmail ra khỏi máy tính trên văn phòng? Bạn lỡ quên đăng xuất khi mượn máy tính của người khác để check mail? Bạn đã dùng Gmail với quá nhiều máy tính / ứng dụng quản lý email và thường xuyên gặp lỗi chạm đến giới hạn kết nối (simutanious connection). Trong những trường hợp như vậy, bạn nên sign out từ xa để người ta không thể xâm nhập vào tài khoản của bạn và thực hiện những chuyện trái phép, thậm chí là vi phạm pháp luật, hoặc chỉ đơn giản là để reset lại simutanious connection mà thôi.
Đầu tiên, bạn cần kiểm tra danh sách các hoạt động đăng nhập mới nhất vào tài khoản Gmail của mình bằng cách cuộn xuống phía dưới cùng của Inbox, bạn sẽ thấy chữ "Last Account Activity: x minutes ago". Tại đây, bạn nhấn nút Details.
Một cửa sổ khác sẽ nhảy ra để nói cho bạn biết tất cả những máy tính cũng như vị trí, quốc gia mà tài khoản Gmail của bạn đã được dùng để đăng nhập. Ở đây có nút "Sign out all other web session", bấm vào đó là Gmail sẽ thoát hết tài khoản của bạn ở những máy khác, chỉ chừa lại thiết bị đang sử dụng mà thôi. Ở trên máy của người ta, nếu họ muốn vào tài khoản Gmail của bạn trở lại thì họ sẽ phải nhập password, nếu không thì không xài tiếp được.
Gmail cũng có giao diện chia đôi giống Outlook
Mình nghe rất nhiều người nói rằng giao diện Gmail khó xem quá, gì mà nguyên trang toàn là danh sách email thôi, không chia ra một bên danh sách một bên nội dung như là Outlook hay nhiều ứng dụng email khác. Nếu có thì cũng chia ngang, không nhìn quen. Thực chất Gmail cũng chia dọc đấy chứ, có điều nó không xuất hiện rõ ràng nên có thể bạn chưa biết đó thôi. Nếu muốn xài theo kiểu chia đôi như vậy, bạn hãy nhấn vào nút như đánh dấu trong hình bên dưới, chọn "Horizonal Split" (chia ngang). Nếu muốn xài chia dọc thì chọn "Vertical Split", và "No Split" để chuyển sang chế độ không chia gì cả.
Ghi chú: nếu tìm không thấy nút Split này thì nhiều khả năng tài khoản của bạn chưa được kích hoạt chức năng nói trên. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhấn vào biểu tượng hình bánh răng > Settings > Labs > Preview Pane> Enable > Save Changes. Sau đó bạn sẽ thấy nút như đánh dấu.
Tắt thông báo của email nhóm cho đỡ phân tâm
Mệt mỏi khi phải theo dõi những email bay tay lui của đồng nghiệp trong khi mình và không liên quan? Không sao cả, Gmail cho phép bạn tắt thông báo của một cuộc hội thoại nhất định để đỡ phiền phức. Trong cuộc hội thoại đã chọn, vào More > Mute. Từ đó trở đi bạn chỉ thấy những email nào được gửi đến cho riêng mình hoặc khi địa chỉ của bạn xuất hiện trong trường To: hoặc CC:
Tính năng này mình đã nói đến trong bài thủ thuật Gmail cũ hồi năm ngoái rồi, nhưng mà nó quá hay đi nên mình phải nhắc lại để anh em nào hay làm việc nhóm thì có thể giải quyết rắc rối.
Hiển thị số email chưa xem lên tab trình duyệt
Đơn giản dễ hiểu: tính năng Lab này cho phép hiển thị số thư chưa đọc lên biểu tượng Gmail trên tab trình duyệt, nhờ vậy bạn có thể biết được mình còn bao nhiêu thư chưa xử lý trong khi đang làm việc ở các tab khác. Bạn cũng có thể nhanh chóng nắm ngay số email chưa đọc ngay khi vừa mở Gmail lên, rất tiện lợi. Đây là một trong những chức năng ẩn mình thích nhất của Gmail tính đến thời điểm hiện tại. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể xài tính này nói trên cho Chrome, Firefox và Opera thôi.
Để kích hoạt: vào biểu tượng hình bánh răng > Settings > Labs > Unread message icon > Enable. Có thể bạn sẽ cần tắt mở trình duyệt để thay đổi này có hiệu lực.
Gmail cũng có theme, cho phép đổi hình nền theo ý bạn
Chức năng theme cũng Gmail sẽ mang đến cho bạn một trải nghiệm mới mẻ hơn, sinh động hơn mỗi khi bạn cần làm việc với hàng tá thư từ của mình. Nếu thích, bạn cũng có thể chọn ảnh của riêng mình để làm nền, ví dụ như hình bạn gái, hình vợ, hình gia đình chẳng hạn. Ngoài ra, chúng ta cũng được quyền tùy biến theme với các tính năng như làm mờ ảnh, tạo hiệu ứng tối bốn góc, chèn chữ, đổi giữa theme sáng và tối... Còn chờ gì nữa mà không làm cho trang Gmail của bạn vui vẻ hơn so với nền trắng nhàm chán?
Để đổi theme: vào biểu tượng hình bánh răng > Settings > Themes. Ở đây bạn sẽ có hàng loạt theme do Gmail cung cấp để chọn. Còn nếu muốn xài ảnh của riêng mình, nhấn vào nút My Photos nằm ở cuối hộp thoại vừa xuất hiện, chuyển sang thẻ "Upload a photo" để chọn ảnh của bạn.
Đổi giữa các account Gmail với nhau
Nếu bạn có nhiều tài khoản email, bạn có thể nhanh chóng đổi giữa chúng bằng cách nhấn vào hình đại diện của mình (góc trên bên phải cửa sổ Gmail), sau đó chọn tài khoản mong muốn. Bằng cách này, bạn có thể chuyển giữa tài khoản cá nhân, tài khoản công ty 1, tài khoản công ty 2... mà không cần phải lần này cũng sign out ra, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
Sẵn giới thiệu luôn, cái nút hình mấy ô vuông nhỏ nhỏ nằm cạnh avatar của bạn là nơi bạn có thể chạy các ứng dụng Google khác lên, ví dụ như Google Drive, Google+ hay Maps với cùng tài khoản mà bạn đang xài trong Gmail. Điều đó có nghĩa là nếu bạn xài 3 tài khoản và đang ở tài khoản thứ nhất thì Drive sẽ mở ra ở đúng tài khoản thứ 1, bạn không cần chuyển lại thủ công.
Bật kí hiệu để biết gửi cá nhân hay gửi hàng loạt
Nếu bạn thường xuyên phải nhận hàng tá email thì có lẽ bạn sẽ quan tâm hơn đến những email nào được gửi cụ thể cho bạn chứ không phải là cả một danh sách dài những địa chỉ khác. Gmail cho phép bạn nhanh chóng biết được điều này thông qua một kí hiệu nhỏ xuất hiện trong giao diện duyệt thư. Personal Level Indicator sẽ hiện dấu > khi có email nào đó gửi chỉ cho bạn mà thôi (không nằm trong danh sách email), còn nếu thư có CC thêm ai đó, hoặc bạn nằm trong danh sách CC thì hiện >>. Liếc qua một cái là bạn sẽ thấy ngay, rất tiện lợi.
Để bật chức năng này: Vào biểu tượng bánh răng > Settings > General > Show Personal Level Indicators.
Tham khảo: MakeUseOf
