Xin chia sẻ với anh em một số cách đặt tên trong danh bạ mà mình thường dùng, cũng như những lưu ý tuy đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng khi quản lý số liên lạc. Đây chắc chắn không phải là cách tốt nhất, tuy nhiên mình tin rằng anh em có thể dùng nó như một giải pháp tham khảo rồi tự chỉnh sửa lại sao cho phù hợp nhất với thói quen và đặc tính công việc của từng người. Bên cạnh đó, mời anh em chia sẻ về cách lưu danh bạ mà anh em đang xài để mọi người khác có thể tham khảo nhé.
Dùng họ và tên đầy đủ, hoặc chỉ lưu vào field tên
Theo kinh nghiệm của mình, đây là hai cách lưu tên mà điện thoại dù ở hệ điều hành nào đi nữa thì cũng có thể dễ dàng tìm thấy. Ví dụ, tên mình là Nguyễn Ngọc Duy Luân, bạn có thể lưu đầy đủ như thế cho từng trường họ tên hoặc nhét hết tất cả vào trường tên đều được cả. Hầu hết các app danh bạ của Android, iOS, Windows và macOS đều sẽ tìm kiếm trong cả hai trường nên không lo danh bạ của bạn bị mất.
Riêng về cách lưu tất cả vào field tên, nó đảm bảo rằng khi bạn sync dữ liệu sẽ không bị thiếu hụt vì mình đã từng bị một lần như vậy. Còn nhớ lần đó sync từ điện thoại Symbian sang iPhone qua tài khoản Google, chẳng biết vì sao mà họ của danh bạ mất tiêu, chỉ còn lại tên mà thôi. Từ đó về sau mình rút kinh nghiệm lưu và vẫn còn áp dụng cho tới tận bây giờ và vẫn chưa thấy có khó khăn gì.
Cẩn thận khi dùng tiếng Việt
Một số app trên di động sẽ không thể tìm ra contact nếu bạn đặt tên có tiếng Việt có dấu mà khi search lại dùng tiếng Việt không dấu. Có vẻ như cơ chế search của app không đủ tốt, nhưng vụ này đôi khi chúng ta không biết trước, và mình cũng đã từng gặp tình trạng này với một vài trình gọi điện cài sẵn trên Android nên khá là khó chịu. Chốt lại, mình nghĩ tốt nhất là anh em không nên bỏ dấu tiếng Việt khi lưu tên vào danh bạ nhằm đảm bảo rằng anh em sẽ luôn tìm thấy số điện thoại khi cần.
Nên gắn thêm tên công ty, lớp học, tên gợi nhớ
Đây là cách mà mình thấy anh em hay dùng, sẵn đây nói lại cho những ai chưa biết thì làm theo. Theo sau tên của người mà bạn lưu số, hãy đính kèm theo tên công ty mà họ làm, tên công ty đối tác, hoặc có thể lưu lớp học, trường học mà họ từng học chung với bạn cũng được. Đôi khi một vài dòng gợi nhớ kiểu "Anh Linh bạn anh Ba Huân" hoặc "Anh Hiệp Tinh tế đầu trọc" cũng rất có giá trị đấy
Mình thì hay lưu luôn từ gợi nhớ vào trường tên chứ không tách riêng ra vì cùng lý do như trên: đảm bảo không mất dữ liệu khi sync giữa các thiết bị.Mình để ý thấy có một số anh em lưu tên công ty hoặc từ gợi nhớ lên đầu, ví dụ như "Tinhte sonlazio", nhưng theo mình thì đây không phải là ý hay vì tên của người gọi đến đã vô tình bị che mất đi rồi, trong khi trong danh bạ của bạn có đến cả chục người với chữ "Tinhte" ở đầu thì sao. Tất nhiên điều này chỉ đúng với mình mà thôi, nếu anh em thấy ổn và không bị che mất chữ thì cứ lưu theo cách mà anh em cảm thấy thoải mái nhất là được. Suy cho cùng thì anh em cũng là người xài mà, đâu phải mình.
Nhớ phân rõ số điện thoại nhà, số di động, số cơ quan
Ngày nay việc 1 người có nhiều số điện thoại là chuyện rất thường. 1 số cơ quan, 1 số cá nhân và 1 số nhà là đã thấy ba số rồi đó, chưa kể nhiều người còn có nhiều số cá nhân nữa. Bạn cần một giải pháp để phân biệt những số này với nhau, và may mắn là các ứng dụng danh bạ hiện nay đều hỗ trợ việc phân loại số điện thoại rất dễ dàng thông qua việc gắn thẻ (tag)
Ở đầu mỗi số, bạn có thể đánh dấu số đó là số "mobile", tức điện thoại đi động, số "work", tức số chỉ dàng cho công việc, hoặc "home" dành cho điện thoại nhà. Đây là ba thẻ phổ biến nhất, ngoài ra bạn còn có thể thấy thêm vào thẻ dạng "iPhone" hay "Personal" hoặc "Primary". Một số app thậm chí còn cho phép bạn tùy biến thẻ của riêng bạn nữa nhưng mình khuyên là không dùng vì khi sync có thể bị mất tag. Cứ dùng ba thẻ mặc định mà mình nói ở trên là ngon.
Nên lưu thêm email và bất kì thông tin nào khác bạn có
Danh bạ giờ xịn rồi, bạn đâu chỉ dùng nó để lưu số điện thoại mà còn có thể lưu email, ngày sinh, ghi chú, tên cơ quan và nhiều thứ khác nữa. Nếu bạn lưu địa chỉ email vào chung trong danh bạ, việc tìm kiếm khi gửi email sẽ vô cùng dễ dàng vì người mà bạn cần search có tên giống hệt với danh bạ di động của bạn. Tương tự, khi người ta gửi email cho bạn, dù cho họ có đặt tên gì đi nữa thì các app email cũng tự động tìm trong danh bạ và hiển thị tên bạn đã lưu nên dễ theo dõi và biết chính xác ai đang gửi ngay cả khi bạn không thèm liếc qua nội dung.
Những thông tin này còn có tác dụng gợi nhớ chứ không chỉ giúp ích cho việc tìm kiếm. Bạn nhìn qua một người thì bạn sẽ biết người đó đang làm ở đâu, chức vụ gì, những người quan trọng thì lưu thẳng sinh nhật vào để Google tự đồng bộ lên lịch cho khỏi quên. Mình rất thường xuyên note thêm những thông tin mà mình cần biết về người nào đó để tiện đường ứng xử với họ khi cần có việc phải liên hệ.
Lưu vào Google, đừng lưu vào nội bộ máy
Thói quen của chúng ta đó là khi tạo xong một contact thì lưu nó vào điện thoại, xong. Nhưng anh em hãy lưu ý, chúng ta đang sống ở thời của cloud nên hãy lưu lên một tài khoản online nào đó có hỗ trợ chức năng danh bạ. Google, Outlook là hai thứ được dùng phổ biến, người dùng Apple có thêm iCloud cũng ổn. Khi danh bạ của bạn sync với các dịch vụ này, bạn sẽ không còn bao giờ lo tới chuyện mất danh bạ nếu lỡ điện thoại có hư hỏng hay bị lấy cắp. Hãy tin mình, để tìm lại danh bạ rất cực, chưa kể bạn sẽ không bao giờ tìm được số đầy đủ như trước khi mất nên hãy "phòng bệnh hơn chữa bệnh".
Mà ngay cả khi anh em lưu contact lên cloud thì nó cũng có hẳn một bản sao trên điện thoại cơ mà, tức là khi không có Internet bạn vẫn có thể tạo số liên lạc mới và chọn lưu vô Google, khi nào có mạng trở lại thì tự động thiết bị sẽ tiến hành sync. Dễ vậy thì thôi chứ, giờ anh em chỉ việc dùng mà thôi.
Việc lưu danh bạ vào Google còn hỗ trợ anh em chép contact nhanh giữa nhiều thiết bị. Contact đã tạo trên điện thoại vẫn sync sang máy tính nên lúc cần gửi email chỉ cần gõ vài từ khóa là xong, không cần phải cầm smartphone lên coi thủ công như cách mà chúng ta vẫn làm từ trước đến nay.
Nếu có nhiều tài khoản Google, chỉ nên chọn một tài khoản chính
Tài khoản Google của bạn có thể là của cá nhân, của công ty, rồi của chỗ làm thêm chẳng hạn. Tuy sở hữu đến 3 tài khoản nhưng anh em chỉ nên lưu danh bạ vào một tài khoản duy nhất mà thôi vì như vậy sẽ dễ quản lý, anh em biết chính xác khi cần tìm danh bạ thì sẽ vào đâu tìm, không cần nhảy qua nhảy lại giữa 3 account. Đó là chưa kể khi anh em mua một thiết bị nào về mà quên đăng nhập cả ba thì sẽ bị thiếu số, nên cứ dùng 1 tài khoản để lưu là ổn. Với mình thì mình dùng tài khoản Gmail cá nhân để lưu vì lỡ đâu sau này nghỉ làm thì họ đóng tài khoản Google của mình luôn, tức là mất hết danh bạ à? Không, chơi vậy sao được
Cũng nên thêm hình cho sinh động
Hình ở đây chính là avatar, hay còn gọi là hình đại diện. Khi bạn thêm hình vào số liên lạc, hình của người đó sẽ xuất hiện mỗi khi có cuộc gọi đến nên bạn dễ dàng phân biệt hơn. Tương tự, khi họ email cho bạn thì icon cũng sẽ thay bằng hình bạn chọn nhìn đẹp và trực quan. Vụ này không bắt buộc, nhưng nếu làm được thì sẽ tốt hơn.
Outlook và iCloud mình không rõ, nhưng với tài khoản Google thì hình ảnh trên danh bạ của bạn sẽ được bảo toàn xuyên suốt tất cả mọi nền tảng. Điều này có nghĩa là lúc bạn tạo contact và có thêm hình bên điện thoại Android thì bên iPhone, iPad hay máy tính Win cũng thấy thông tin tương tự chẳng khác gì hết. Đây cũng là một trong những nguyên nhân mình thích xài Google để lưu danh bạ.
