Soạn thảo văn bản trên máy tính không phải là thao tác quá phức tạp, nhưng những quy tắc khi soạn thảo thì không phải ai cũng biết hay những thao tác cơ bản đôi khi lại bị bỏ qua. Với những người mới làm quen với máy tính và muốn đánh văn bản thì những bước mở đầu của soạn thảo nên biết và cần nắm rõ để gõ văn bản theo đúng quy chuẩn, cũng như thực hiện những kỹ năng soạn thảo thành thạo hơn. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những thao tác cơ bản khi đánh văn bản trên máy tính.
1. Các công cụ để soạn thảo văn bản
Để gõ văn bản trên máy tính trước hết người dùng cần cài đặt những công cụ cần thiết. Đầu tiên là bộ công cụ soạn thảo như Microsoft Office, WPS Office hay sử dụng những công cụ soạn thảo trực tuyến như Word Online, Google Docs.Hiện nay có rất nhiều công cụ soạn thảo văn bản, ngoài Microsoft Word đã quen thuộc với nhiều người.
Tiếp đến chúng ta cần cài công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính. Bạn nên cài Unikey là công cụ gõ phổ biến hiện nay. Sau đó chúng ta thiết lập công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính.
2. Thiết lập định dạng ban đầu cho văn bản
Chúng ta mở công cụ soạn thảo trên máy tính, chẳng hạn Microsoft Word. Khi cài đặt xong bộ Office vào máy tính thì biểu tượng của bộ công cụ hiển thị sẵn trên Desktop.Hoặc bạn có thể mở qua thanh tìm kiếm với máy tính Windows 10.
Nếu dùng Windows XP, Windows 7 để mở Word lên chúng ta nhấn Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Word.
- Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề.
- Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
- Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
- Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
- Maillings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
- Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
- View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.
Mở giao diện Word và tiến hành thiết lập một số nội dung khi gõ văn bản. Đầu tiên người dùng cần chuyển đơn vị đo hiện tại của văn bản từ inch sang centimeters hặc millimeters.
Tiếp đến chúng ta điều chỉnh lề văn bản. Nhấn Page Layout rồi chọn Page Setup để mở giao diện căn chỉnh lề cho văn bản.
- Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm.
- Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm.
- Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm.
- Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.
3. Hướng dẫn định dạng, gõ văn bản
Bước 1:Nhấn vào mục Home rồi lựa chọn font chữ, kiểu chữ cho văn bản. Kiểu chữ sử dụng là Times new Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14 cm.
Tiếp đến trong nhóm Paragraph nhấn vào biểu tượng mũi tên để hiển thị giao diện chỉnh khoảng cách giãn dòng. Bạn điều chỉnh thông số như hình.
Sau khi chỉnh sửa xong chúng ta tiến hành nhập nội dung. Với một số nội dung cần chú ý và nhấn mạnh người dùng có thể sử dụng các định dạng chữ bôi đậm, in nghiêng, gạch chân, chọn màu sắc cho chữ. Sau đó căn chỉnh vị trí của chữ như ở giữa, lui sang trái hay sang phải tại mục Font và Paragraph.
- Khắc phục lỗi Unikey không gõ được tiếng Việt
- Cách sửa lỗi gõ tiếng Việt trên Word, Excel
- Cách chèn và tạo bảng trên Word
- Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word
Khi đã hoàn thành xong việc nhập nội dung vào Word, bạn nhấn vào biểu tượng Office chọn Save.
Hiển thị thư mục máy tính để chọn nơi lưu văn bản. Nhập tên cho văn bản vào khung File name. Để chuyển từ docx sang doc hay chuyển định dạng doc sang docx bạn đọc thực hiện ngay trong phần Save as type.
4. Quy tắc chuẩn cho văn bản hành chính
Với những văn bản hành chính thì có thêm rất nhiều nội dung nhỏ khác trong khi soạn thảo, và người thực hiện phải thực hiện theo đúng quy chuẩn soạn thảo.
Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!
| |||||
Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng Microsoft Power BI
Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng Power Query trong Excel
HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ QUẢNG CÁO VÀ ĐỒ HỌA CHUYÊN NGHIỆP VỚI CANVA
Hãy tham gia khóa học để trở thành người chuyên nghiệp. Tuyệt HAY!😲👍
GOOGLE SPREADSHEETS phê không tưởng
Nếu bạn muốn tạo video chuyên nghiệp và sáng tạo hãy tham gia khóa học HƯỚNG DẪN TỰ TẠO VIDEO CLIP CHUYÊN NGHIỆP SÁNG TẠO
Cập nhật công nghệ từ Youtube tại link: https://www.youtube.com/channel/UCOxeYcvZPGf-mGLYSl_1LuA/videos
Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com
Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com
