Giải thích cách dùng nút Reply, Reply All và Forward trong email

email nhưng theo mình thấy thì nhiều người vẫn chưa biết cách dùng đúng cho 3 nút này. Mời các bạn theo dõi và share bài này để giúp việc trao đổi qua email trở nên đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện hơn cho tất cả mọi người nhé.

Nút Reply: trả lời cho 1 người duy nhất

Đây là tính năng mà bạn sẽ dùng khi cần trả lời thư, nhưng lưu ý rằng chức năng Reply chỉ gửi lại cho đúng 1 người duy nhất (là người gửi email cho bạn). Ví dụ, Cuhiep email cho Duy Luân, CC thêm Dihuta, thì khi Luân nhấn reply có nghĩa là Luân chỉ gửi lại thư cho Cuhiep, còn Dihuta sẽ không nhận được thư.

Tính năng này phù hợp khi bạn cần trao đổi riêng với chỉ người gửi thư cho bạn và không muốn tất cả những người khác được gửi kèm trong thư biết.

Nút Reply All: trả lời cho tất cả mọi người có trong cuộc hội thoại

Tính năng này dùng để soạn thư phản hồi không chỉ cho người gửi mà còn tất cả mọi người được đính kèm trong email. Cũng với ví dụ trên: Cuhiep email cho Duy Luân, CC thêm Dihuta, thì khi Luân nhấn reply all, thư mới tạo sẽ có cả Cuhiep và Dihuta.

Chức năng này tiện lợi khi bạn muốn thông tin đến tất cả mọi người có liên quan trong thư, ví dụ như khi email hỏi tiến độ công việc thì nhấn reply all để mọi người cùng được cập nhật, hoặc email người A gửi nhưng sau đó để người B xử lý tiếp thì cả A và B đều nhận được phản hồi của bạn.

Nhưng cũng cần để ý rằng nếu bạn cần trao đổi riêng, làm rõ thêm vấn đề, hỏi thêm thông tin... với chỉ người gửi thì bạn nhấn Reply là được, đừng nhấn Reply All vì điều đó sẽ làm phiền những người có trong cuộc hội thoại. Ví dụ, A hỏi B công việc đã xử lý tới đâu rồi, CC thêm C là sếp của B vào, thì nếu có khúc mắt gì thì A và B reply cho nhau là đủ, không nhấn reply all.

Nút Forward: chuyển tiếp thư cho một người khác không nằm trong cuộc hội thoại

Forward là để chuyển tiếp thư cho một người mới, ví dụ Cuhiep gửi email cho Luân, và Luân muốn đưa email này cho mod @TDNC, thì Luân sẽ dùng chức năng forward để chuyển thư này cho TDNC đọc.

Trong trường hợp bạn muốn thêm mod TDNC vào trong luồng trao đổi luôn thì chỉ nhấn reply all, gõ thêm email của TDNC vào là được. Trường hợp này không cần dùng tới nút Forward.

Vậy thôi, đơn giản đúng không nào?