Trong thời đại mà đi đâu chúng ta cũng thấy "mây" thì người ta có vẻ như người ta chỉ nghĩ về việc sử dụng các dịch vụ như Dropbox, OneDrive hay Google Drive để chứa file, cũng như để lưu tạm file khi còn ở nhà rồi đến cơ quan hay văn phòng khách hàng thì lấy xuống xài. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm cá nhân của mình thì những thiết bị lưu trữ dùng USB, ví dụ như ổ USB bé tí tẹo hay thậm chí là cả ổ cứng rời vẫn còn vai trò rất quan trọng. Sau hơn 4 năm bắt đầu "lên mây", xin chia sẻ với anh em một số kinh nghiệm của mình để việc lưu dữ liệu được dễ dàng, đơn giản hơn cũng như cách đề phòng một số bất trắc có thể xảy ra.
Tóm tắt cho các bạn lười đọc:
Phiên bản dài và chi tiết với nhiều "tâm sự" của mình
- Sử dụng đám mây hiệu quả: luôn upload file lên mây càng sớm càng tốt, tận dụng folder mây trong máy tính, và up hết mọi thứ quan trọng lên mây nếu có thể
- Ổ USB ( ổ cứng, ổ HDD rời, SSD rời) vẫn có vai trò quan trọng vì 1) làm backup cho mây nếu lỡ trục trặc với kết nối Internet và 2) lưu các file có dung lượng quá lớn, cần tốc độ truy cập nhanh như video, file cài đặt phần mềm
- Luôn luôn xài 2 giải pháp lưu trữ trong tình huống quan trọng (ví dụ: đi thuyết trình cho khách). Lưu một bản lên mây, một bản vào ổ USB của bạn.
- Những gì mình chia sẻ cần được áp dụng linh hoạt do tính chất công việc của mỗi người rất khác nhau
1. Sử dụng đám mây như thế nào thì hiệu quả?
Đưa tất cả những thứ quan trọng lên mây
Với mình, mình lưu tất cả, nhấn mạnh là TẤT CẢ, mọi dữ liệu quan trọng của mình lên Dropbox (mình thích xài Dropbox vì nó nhanh và dung lượng cũng không quá ít, tài khoản mình là 33GB vĩnh viễn, còn bạn muốn xài dịch vụ khác cũng được không sao cả). Lý do của việc này là nhằm đảm bảo mọi thứ mình làm việc sẽ luôn được đưa lên mây ngay khi mình vừa nhấn save tài liệu. Trên máy tính của bạn, Dropbox / OneDrive / Google Drive đều cung cấp một thư mục riêng nơi bạn có thể bỏ mọi thứ cần đồng bộ vào và làm việc trực tiếp ngay chỗ này. Cứ mỗi lần bạn lưu file thì app sẽ đồng bộ ngay những thay đổi lên mây nên bạn sẽ không còn phải upload thủ công.
Đây là folder Dropbox của mình trên máy tính, nó chứa tất cả mọi thứ quan trọng
Và file mình nói ở đây không chỉ là file hình, file Office mà là bất kì tập tin nào đối với bạn là quan trọng. Đó có thể là một file Photoshop, một bức hình vector vẽ bằng Adobe Illustrator. Đó có thể là một file CAD 3D, một file phim, một file chứa mã lập trình... Thậm chí mình còn đưa cả một folder dự án lên đây nữa, trong đó có rất nhiều file con.
Tất nhiên, vẫn có những thứ không phù hợp để đưa lên mây, ví dụ như video. Video có kích thước file quá lớn, chẳng mấy chốc chúng sẽ chiếm đầy dung lượng tài khoản của bạn mất. Thế nhưng, file dự án lúc chỉnh video thì lại có thể đưa lên được vì kích thước nhỏ, còn video thì bạn luôn có thể import lại từ điện thoại, tablet hay camera kia mà, không quá nghiêm trọng vụ đó. File dự án cũng là nơi lưu giữ những tinh chỉnh của bạn, nó mới là thứ làm bạn tốn thời gian nếu lỡ bị mất file.
Lên mây càng sớm càng tốt
Có một thứ mà bạn nên tập, đó là thói quen quẳng tất cả mọi thứ quan trọng vào thư mục Dropbox / OneDrive / Google Drive càng sớm càng tốt. Ngay khi bạn vừa gõ vài dòng chữ đầu tiên trong Word thì hãy lưu file vào folder đám mây đi, đừng lưu tạm đâu đó ngoài desktop rồi sau khi hoàn thành hết mới upload lên. Như vậy rất phí, vì bạn đang không khai thác hết sức mạnh đồng bộ liên tục của Dropbox rồi.
Ngoài ra, kiểu làm việc theo truyền thống như vậy còn tiềm ẩn rủi ro mất file rất cao. Ví dụ, bạn đang làm việc, gần xong file rồi nhưng chưa kịp upload mà laptop của bạn bị ăn cắp hay bị hỏng ổ cứng thì sao? Coi như công sức của bạn đổ sông đổ biển hết, bạn không có cách nào lấy lại file mình đang làm việc vì nó chỉ nằm trên desktop chứ chưa được đưa lên mây gì cả. Với những dự án quan trọng, những hợp đồng cần hoàn thành gấp hay những tài liệu nhạy cảm thì rõ ràng đây không phải là ý hay.
Những dịch vụ như Dropbox, OneDrive, Google Drive còn có một chức năng rất là hay: khôi phục lại các file đã xóa hoặc khôi phục lại những bản save trước của tập tin. Giả sử bạn để một file trên desktop và nhấn Delete thì file sẽ bị xóa vĩnh viễn, để khôi phục lại rất mất thời gian mà xác suất cũng không cao. Trong khi đó, nếu bạn để một file trong folder Dropbox và nhấn Shift + Delete thì file cũng sẽ xóa khỏi PC của bạn, nhưng bạn vẫn có thể nhanh chóng lên Dropbox nền web, ra lệnh khôi phục lại file đó. Xong, vui vẻ, dễ dàng, an toàn.
Giao diện khôi phục file đã xóa của Dropbox
Đừng ngại lên mây
Mình nói chuyện với rất nhiều người mới hoặc chưa xài dịch vụ đám mây thì thứ mà họ lo lắng nhất đó là lỡ không có Internet thì làm sao truy cập file? Vấn đề ở đây là những bạn này đang hiểu chưa đúng về cách hoạt động của những dịch vụ lưu trữ đám mây.
Ngay cả khi bạn không có Internet thì bạn vẫn có thể truy cập được những file đã bỏ vào thư mục đặc biệt nói trên, vì thực chất nó cũng chỉ là một folder chứa file bình thường trên máy tính của bạn mà thôi. File lưu vô folder này vẫn nằm trên ổ cứng của bạn chứ chẳng đi đâu cả. Điểm khác biệt duy nhất đó là ứng dụng Dropbox / OneDrive / Google Drive sẽ liên tục theo dõi folder này để upload lên mạng, tạo ra một bản sao thứ hai trên mây. Chính vì thế, bản chính của bạn vẫn sẽ còn trên máy tính ngay cả khi bạn đi công tác lên máy bay hay đi nước ngoài không có cơ hội lên mạng, không có gì phải lo lắng.
Nỗi lo không lấy được file khi không có Internet chỉ nghiêm trọng nếu lúc đó bạn xài một cái máy tính khác và cần download tập tin về. Lúc này thì tình hình chẳng khác gì so với khi bạn chỉ lưu file local trên máy, vì nếu bạn đang ở xa không có máy tính của mình kế bên thì cũng chả có cách gì lấy được file đó mà sử dụng.
Đây chính là lúc ổ lưu trữ USB bắt đầu phát huy vai trò "bá đạo" và "chưa thể thay thế" của mình.
2. Ổ USB có còn đóng vai trò quan trọng?
Như mình đã nói ở trên, ổ lưu trữ USB vẫn còn vai trò quan trọng trong thế giới công nghệ của chúng ta ngày nay ngay cả khi các loại hình cloud phát triển mạnh mẽ. Có một số tình huống mà chúng ta buộc phải xài ổ USB, không còn cách nào khác, đó là những tập tin không quan trọng, nhưng bạn vẫn cần lưu trữ lại để sau này lâu lâu cần thì có thể lấy ra. Ví dụ: file phim HD, file ảnh chụp các chuyến đi chơi, các thể loại video, file cài phần mềm...
Như mình đây, mình rất hay quay video trên tay cho anh em xem, mỗi file Full-HD có thể có dung lượng đến 1-2GB, vậy thì chỉ khoảng vài clip là coi như dung lượng Dropbox của mình bay sạch. Thế nên, mình chọn 2 giải pháp là upload lên YouTube, sau đó copy file ra ổ cứng rời của mình để lưu trữ về sau. Mình cũng không đưa các file cài phần mềm lên cloud, vì lúc lấy xuống rất lâu, không đáng để chờ, ngoài ra chúng cũng có kích thước rất to nên sẽ nhanh chóng chiếm hết dung lượng lưu trữ quý giá của mình trên Dropbox.
Ngoài ra, với những tình huống quan trọng mang tính chất "sống còn" thì ổ USB sẽ là giải pháp tuyệt vời dành cho bạn bên cạnh việc lưu lên đám mây. Mình lấy ví dụ mà mình đã ứng dụng không biết bao nhiêu lần trong 4 năm qua: đi thuyết trình. Lúc lên lớp thuyết trình hoặc đi gặp khách hàng, mình lúc nào cũng có chuẩn bị như sau: file PowerPoint upload lên Dropbox (do khi tạo file thì mình đã đưa sẵn nó vào thư mục đồng bộ rồi), ngoài ra còn phải lấy thêm một cái bút USB nữa để chứa chính file PowerPoint này. Lý mà mình phải chuẩn bị đến 2 bản sao vì ở trường hay ở công ty khách hàng không phải lúc nào kết nối Internet cũng tốt. Có những chỗ chờ mãi mà Dropbox còn chạy không lên, hay xui xui hơn nữa là hôm đó mạng ở chỗ khách hàng có vấn đề thì bạn vẫn còn một bản trong bút USB để dự phòng.
Thứ mà mình muốn nhấn mạnh ở đây đó là luôn luôn có biện pháp phụ và ĐỪNG BAO GIỜ TIN 100% VÀO INTERNET. Như các bạn cũng biết đấy, Internet ở Việt Nam chúng ta rất không ổn định và còn tùy thuộc vào vị trí nữa nên khả năng xảy ra rắc rối là luôn có, thậm chí còn ở mức cao. Khi này, bút USB sẽ là thứ giúp bạn đảm bảo công việc luôn được trơn tru và không bị điểm xấu hay bị khách hàng chửi chỉ vì những lý do không đáng.
Và rõ ràng là dung lượng lưu trữ đám mây sẽ không thể nào bằng ổ lưu trữ USB được. Bạn muốn có 1TB dữ liệu đám mây, bạn phải trả rất nhiều tiền và nó phát sinh MỖI NĂM. Trong khi đó, bạn có thể dễ dàng mua 1 ổ 1TB ở ngoài cửa hàng với giá chỉ khoảng 1,5 triệu đồng và hết, không tính gì thêm các năm sau đó cả. Chính vì vậy, những file nào quá lớn và ít quan trọng thì bạn hãy đưa hết vào ổ USB hoặc ổ cứng rời, và cất nó ở một nơi an toàn.
Đó là chưa kể đến tốc độ truy cập cao hơn. Ví dụ, nếu bạn muốn xem phim HD thì hẳn nhiên bạn sẽ phải chọn ổ HDD để lưu chứ không thể up lên mây, vì mỗi lần muốn xem lại thì chờ dài cổ mà cũng chưa có phim xem. Hoặc nếu stream trực tiếp từ Dropbox về thì gặp mạng yếu là tèo, mất hứng. Trong khi đó, với ổ cứng thì bạn chỉ cần ghim vào HTPC hay laptop là có thể bắt đầu thưởng thức ngay. Tương tự, phim khi edit cũng phải chứa trong ổ cứng rời, chứ lên mây thì tốc độ quá chậm sẽ làm gián đoạn công việc của chúng ta.
Không một giải pháp lưu trữ nào là an toàn 100%, và những gì mình nói trong bài này cũng không thể áp dụng cho tất cả mọi người bởi vì tình huống sử dụng và đặc điểm công việc của mỗi anh em rất khác. Mình chỉ hi vọng là với những kinh nghiệm nói trên anh em có thể linh hoạt áp dụng nó cho bối cảnh của mình và đơn giản hóa cũng như giảm rủi ro trong việc lưu trữ dữ liệu. Rất hoan nghênh nếu anh em có thể chia sẻ thêm kinh nghiệm trong việc sử dụng đám mây của mình với mọi người để chúng ta cùng tham khảo ngay trong topic này nhé.
