Evernote và OneNote - trước kia mình từng là fan trung thành của Evernote nhưng từ ngày dùng thử OneNote, mình đã tạm biệt Evernote. OneNote trước đây là một phần của bộ công cụ Microsoft Office, bạn phải mua mới có nhưng giờ đã trở thành một dịch vụ miễn phí, được tích hợp sẵn trên Windows 10. Mình sẽ đưa ra vài lý do khiến mình thích OneNote, mời anh em xem qua và cùng chia sẻ kinh nghiệm sử dụng OneNote nhé.
OneNote miễn phí:
Yếu tố đầu tiên là tiền đâu, hiển nhiên miễn phí vẫn thích hơn. Bạn chỉ cần một tài khoản Microsoft Account là có thể sử dụng OneNote mà tài khoản này là gì? Chính là tài khoản đăng nhập máy tính Windows 10 của bạn, hộp mail Outlook của bạn, Hotmail của bạn, Skype của bạn, Office 365 của bạn …
OneNote có trên những nền tảng nào?
Yếu tố tiếp theo để mình chọn một dịch vụ, một ứng dụng chính là khả năng đồng bộ giữa các thiết bị, nền tảng. Cũng giống như việc bạn chọn trình duyệt web hay dịch vụ tin nhắn, cái chúng ta cần là một thứ cho phép chúng ta soạn bên này, xem tiếp bên kia, đồng bộ qua lại giữa thời đại mà máy tính, điện thoại là những thứ chúng ta phải đem theo mỗi ngày. OneNote hỗ trợ nhiều nền tảng, từ sân nhà Windows trên máy tính, trên điện thoại cho đến sân bạn như Android, iOS, Mac OSX và thậm chí là Chrome OS dưới dạng ứng dụng nền web (OneNote Web App).
Tải về OneNote: Trên Windows, bạn có 2 lựa chọn, 1 là ứng dụng OneNote Universal App được cài mặc định trên Windows 10/8.1 hoặc là ứng dụng
OneNote Desktop tại địa chỉ
http://www.onenote.com/download/win32/x86/en-US.
Trên Mac OSX hay những nền tảng di động như Android, iOS, bạn chỉ việc vào kho ứng dụng của nền tảng như App Store hay Google Play và tìm từ khóa OneNote để tải về.
Vậy trên Windows, bạn nên chọn phiên bản nào? 
Mình khuyên anh em nên dùng OneNote bản desktop tải về từ địa chỉ nói trên. Lý do là OneNote Universal dù nhẹ hơn, được tích hợp sẵn nhưng nó lại không hỗ trợ tốt bộ gõ tiếng Việt và cũng ít chức năng hơn so với bản desktop. Cả 2 phiên bản này đễ hỗ trợ tốt đối với các thiết bị có màn hình cảm ứng, nhập liệu bằng tay hoặc bằng bút stylus.
So với Evernote hay Google Keep, OneNote tốt hơn? 
Mỗi người sẽ có lựa chọn riêng, cá nhân mình từng dùng Evernote lẫn Keep trước khi chuyển sang dùng OneNote. Evernote mình ghét do ngày một giới hạn chức năng, để dùng thoải mái một tí thì buộc phải trả phí 300k/năm nhưng tốt nhất là 500k/năm tài khoản Premium. Nếu sử dụng tài khoản Basic miễn phí thì dung lượng tải lên tài khoản mỗi tháng (tính cả file ghi chú và nội dung như hình ảnh nếu bạn có đính kèm vào file ghi chú) là 60 MB/tháng. Thêm vào đó bạn cũng chỉ có thể đồng bộ giữa 2 thiết bị và những tính năng hay ho nhất trên Evernote như quét và lưu danh thiếp, xem và chỉnh sửa PDF, đọc ghi chú ở chế độ offline đều không có.
Google Keep trong khi đó là một dịch vụ ghi chú nhanh, sẽ không có nhiều tính năng nâng cao như OneNote hay Evernote. Thêm vào đó Google Keep không có ứng dụng riêng cho máy tính Windows hoặc điện thoại Windows Phone, bạn buộc phải dùng Google Keep trực tiếp trên trình duyệt.
OneNote không giới hạn dung lượng lưu trữ tập ghi chú hay nói chính xác là chừng nào bạn hết dung lượng OneDrive, chừng đó bạn sẽ không thể lưu ghi chú vào OneNote. Với mỗi tài khoản Microsoft Account, bạn sẽ có 5 GB dung lượng miễn phí OneDrive và bạn hoàn toàn có thể mở rộng mức dung lượng này theo nhiều cách, chẳng hạn như mời bạn bè dùng, mua máy tính mới được khuyến mãi mấy trăm GB hay thuê bao Office 365 120k tháng sẽ có 1 TB. OneNote cũng không giới hạn mức dung lượng của tập tin ghi chú, hình ảnh, video mà bạn đính kèm tải lên mỗi tháng như Evernote.
So với Google Keep, OneNote có mặt trên nhiều nền tảng hơn và nhiều tính năng hơn. Không chỉ dừng lại ở việc ghi chú dưới dạng văn bản nhập từ bàn phím mà OneNote còn hỗ trợ vẽ vời, nhận dạng chữ viết tay và đặc biệt là hỗ trợ rất nhiều tính năng nâng cao vốn có của bộ công cụ Office như bảng tính Excel, công thức toán học, đính kèm hình ảnh và video, ghi âm, soan thảo nâng cao …
Cùng khám phá OneNote: Nếu đọc tới đây và anh em cũng đã cài xong OneNote vào máy thì xin mời anh em cùng khám phá OneNote -
ứng dụng ghi chú mà mình dùng để viết bài gởi đến anh em trong suốt nhiều năm qua. Mình sẽ giới thiệu các tính năng của phiên bản OneNote Desktop, các phiên bản OneNote Universal hay OneNote Web App có giao diện, cách dùng tương tự nhưng ít tính năng hơn.
Cài đặt xong, đăng nhập vào tài khoản Microsoft Account thì bạn sẽ được đưa về giao diện chính của OneNote. Một giao diện quen thuộc nếu như bạn đang dùng Office 2013/2016 hay Office 365 với những thẻ Ribbon, các nút chức năng và hàng hà sa số các thiết lập tùy chỉnh vốn đặc trưng của Office.
OneNote - 1 cuốn sổ và thứ cơ bản nhất của dịch vụ này là sổ ghi chú (Notebook). Nó không phải là từng tập tin ghi chú rời rạc như Google Keep vốn thiên về ghi chú nhanh mà lại khá giống Evernote. Cuốn sổ mặc định mà bạn có trong OneNote là Personal (Web) hay sổ ghi chú cá nhân. Mặc định những ghi chú của bạn sẽ được lưu vào cuốn sổ này.
Để tạo một cuốn sổ ghi chú mới, bạn có thể vào File > New > chọn OneDrive (nếu muốn lưu sổ ghi chú này trên đám mây) hoặc This PC (nếu muốn lưu trên máy tính, chỉ có thể truy xuất trên chiếc máy này). Mình khuyên anh em lưu trên OneDrive để có thể mở trên mọi thiết bị.
Cấp độ thứ 2 là mục (Section), trong một cuốn sổ ghi chú mà bạn mua ở nhà sách thường có các mục đánh dấu bằng màu sắc hoặc những phần khoét lõm vào để quản lý nội dung dễ hơn. OneNote cũng vậy, khi đã mở sổ ghi chú thì bạn sẽ có các mục gọi là Section, mỗi Section sẽ có một màu sắc riêng và bạn có thể đặt tên cho mục hoặc đổi màu tùy ý. Tạo thêm Section bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl + T hoặc nút dấu + ngay bên cạnh Section đang mở. Mục đích của Section cũng là giúp bạn quản lý các trang ghi chú tốt hơn. Chẳng hạn như bạn có thể tạo một Section cho công việc, để ghi chú tất cả những gì liên quan tới công việc và một Section cho những thứ ngoài lề, thường nhật, để ghi chú danh sách mua sắm, các khoảng chi tiêu, thư tình, ….
Cấp độ nhỏ nhất là trang, chính là những trang giấy trong một cuốn sổ ghi chú. Nhấp vào một Section bạn sẽ có ngay một trang ghi chú trắng chưa đặt tên, gọi là Untitled page. Bạn có thể tạo trang mới bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl + N hoặc nút Add Page.
Trong một trang ghi chú bạn có thể làm gì? 
Dòng dầu tiên với dấu gạch dưới chính là dòng tựa đền của trang ghi chú, khi bạn nhập bất cứ thứ gì vào đây thì trang ghi chú sẽ được đặt tựa đề dựa trên nội dung đã nhập, tự động hoàn toàn. Bạn nhập bằng bàn phím hay nhập bằng chữ viết tay trên máy có cảm ứng thì OneNote sẽ tự nhận diện chữ viết và đưa ra tựa đề.
Phần bên dưới tựa đề là không gian để bạn ghi chú bằng văn bản, chèn hình ảnh, video, ghi âm, bảng tính, … nói chung là mọi thứ. Nếu bạn quen sử dụng Microsoft Word thì OneNote với tính năng soạn thảo cũng tương tự. Trong thẻ Home, bạn có thể nhập liệu, chỉnh sửa font chữ, tạo danh sách, chỉnh sửa Heading … và tích hợp với các dịch vụ khác như gởi email trang ghi chú, thêm chi tiết cuộc hẹn qua Microsoft Outlook.
Đó là những chức năng soạn thảo cơ bản, nâng cao hơn thì bạn bấm sang thẻ Insert, trong thẻ này có rất nhiều thứ mà bạn có thể chèn vào như bảng biểu, bảng tính Excel, ảnh chụp màn hình, hình ảnh trên máy, hình ảnh trên web, video trên web, đường dẫn, ghi âm hoặc ghi hình, các mốc thời gian, phương trình toán học và các ký kiệu riêng.
Nếu thích vẽ vời, bạn nhấn vào thẻ Draw, những chức năng quen thuộc của Paint như bảng màu, chỉnh đầu bút đầu cọ, vẽ các nét hay hình dạng đều có. Thậm chí OneNote còn có tính năng chuyển đổi Ink to Text, Ink to Math: viết tay hoặc vẽ công thức sẽ tự động nhận diện và chuyển đổi thành dạng văn bản. Draw sử dụng sướng nhất nếu máy của bạn có màn hình cảm ứng và hỗ trợ bút cảm ứng.
Các thẻ còn lại như History, Review hay View cung cấp các chức năng xem lại lịch sử ghi chú, kiểm tra câu cú chính tả, dịch thuật, định dạng trang ghi chú tương tự như trên Microsoft Word. Trong đó, tính năng dịch văn bản mình thường dùng nhất. Như hình trên mình lưu ghi chú một đoạn văn bản từ wikipedia và dùng Translate để chuyển ngữ thành tiếng Việt trong ô bên phải.
Những tiện ích khác của OneNote: 
OneNote Desktop đi kèm với một công cụ rất thú vị nằm ẩn trong Notification. Chức năng của công cụ này là cho phép bạn tạo một ghi chú nhanh (Windows + N), mở OneNote (Windows + Shift + N) và chụp ảnh màn hình lưu vào OneNote (Windows + Shift + S). Mình thì thường dùng tính năng chụp ảnh màn hình lưu vào OneNote.
Thanh toán hóa đơn trên Internet mà muốn lưu lại thì thay vì lưu cái trang web hiện hóa đơn hay chụp ảnh màn hình, bạn chỉ việc nhấn nút in (tổ hợp Ctrl + P) và chọn Print to OneNote. Toàn bộ trang web sẽ được lưu vào một trang ghi chú trong Section mà bạn chọn.
Ghi chú và chia sẻ với người khác cũng là thế mạnh của OneNote. Với mỗi trang ghi chú, bạn có thể chia sẻ với người khác để họ xem, chỉnh sửa, rất hữu ích khi làm việc theo nhóm. Thao tác là nhấn vào File > Share > Share with People hoặc Get a Sharing Link. Nếu bạn Share with People, bạn chỉ cần nhập email của người muốn chia sẻ, họ sẽ nhận được email kèm đường dẫn tới trang ghi chú của bạn, mở bằng ứng dụng OneNote hoặc OneNote nền web. Nếu Get a Sharing Link, OneNote sẽ tạo ra đường dẫn, bạn copy và gởi cho người muốn chia sẻ.
Tương tự với tính năng Send, bạn có thể gởi email trang ghi chú dưới dạng nội dung email, tập tin đính kèm, lưu ra PDF hoặc Word để gởi đi.
OneNote và Word, nếu soạn văn bản mỗi ngày thì dùng cái nào? OneNote là công cụ ghi chú, Word là công cụ xử lý văn bản nhưng cả 2 đều có điểm chung là giúp bạn soạn thảo. Nếu thường xuyên làm việc với văn bản mà không cần định dạng nhiều thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng OneNote. Lợi thế của OneNote là khả năng đồng bộ gần như theo thời gian thực, bạn gõ đến đâu thì nội dung được lưu đến đó mà không lo mất sạch do máy lỗi như Word (dù Word cũng có cơ chế lưu bản nháp để bạn mở lại nhỡ có lỗi xảy ra).
Thêm nữa là sự tiện lợi của OneNote khi bạn có thể xem và sửa văn bản mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị mà không cần quan tâm đến chuyện văn bản được lưu ở đâu. Tất cả đều được lưu vào cuốn
sổ tay điện tử nằm trên OneDrive.
P/S: Đổi Theme OneNote:
Để tùy biến giao diện của OneNote, anh em mở File > Account và sẽ có 2 phần là Offifce Background để đổi hình họa tiết trang trí và Office Theme để đổi màu. Như mình chọn Black để có màu đen cho toàn ứng dụng. Chúc anh em vui vẻ
-
- File size:
- 320.4 KB
- Xem:
- 0
