Một nghiên cứu của tạp chí kinh tế danh tiếng Harvard Business Review (Mỹ) cho thấy, 68% những người lao động trẻ ở thế hệ Y (khoảng dưới 30 tuổi) mong muốn được làm những công việc từ xa hơn là đến công sở, trong khi 87% nhân viên làm việc từ xa vẫn cảm thấy có mối liên hệ tương tác tốt với sếp thông qua họp trực tuyến bằng video.
87% nhân viên làm việc từ xa vẫn cảm thấy có mối liên hệ tương tác tốt với sếp thông qua họp trực tuyến bằng video
Thực tế cho thấy, kể cả với mô hình làm việc truyền thống tại công sở thì không phải lúc nào lãnh đạo cũng có thể hiện diện tại công ty để điều hành và giám sát mọi thứ. Tựu trung lại, dù ở đâu và phương thức làm việc như thế nào thì nhà quản trị cũng cần nắm bắt được các bí quyết quản lý từ xa một cách hiệu quả, bao gồm:
Xây dựng nền tảng giao tiếp tốt
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, điện thoại thông minh, và kết nối internet không dây, việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Cũng giống như ở nơi làm việc truyền thống, giao tiếp là công cụ thiết yếu nhất khi lãnh đạo không ngồi ở công ty, nhưng nó phải thường xuyên và tập trung hơn, đặc biệt là họp. "Khi bạn tổ chức một cuộc họp kinh doanh, cho dù đó là trực tiếp hay trực tuyến, cũng phải có một quy trình, một lý do", John Seiffer – nhà sáng lập công ty Better CEO nói. "Các cuộc họp nhanh hằng ngày (dưới 10 phút) là rất hiệu quả", Seiffer cho biết thêm.
Về phương thức giao tiếp, theo Keri Pearlson, nhà sáng lập kiêm Chủ tịch công ty tư vấn chiến lược KP Partners, tất cả mọi người cần phải rất chăm chỉ kiểm tra email, hộp thư thoại, và các công cụ giao tiếp giàu tương tác khác như Skype, Google Hangout. Bên cạnh đó, cần phải tận dụng tối ưu hiệu quả của các ứng dụng nhắn tin OTT như Facebook Messenger, Viber, Zalo... và các địa chỉ chia sẻ dữ liệu như Google Drive.
Mục tiêu, KPI và chính sách khuyến khích
Mục tiêu cần hoàn thành (target) là các chỉ tiêu giúp nhân viên tự quản lý mình, làm việc theo kế hoạch và phối hợp linh hoạt với các bộ phận có liên quan. Song song, chính sách đánh giá chất lượng hoàn thành công việc (KPI) đi cùng chế độ thưởng tương ứng sẽ tạo động lực cho nhân viên cố gắng vượt target cũng như đạt KPI. Ngoài ra, đội ngũ nhân sự cần được đào tạo để không ngừng cải thiện về hiểu biết cũng như kỹ năng để có thể chủ động hơn nữa trong công việc. Tương tự như truyền thông nội bộ, lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể đào tạo nhân viên từ xa thông qua các hình thức như chia sẻ thông tin trong các nhóm (group) lập trên OTT, chỉ dẫn trong công việc thường xuyên.
Tuy nhiên, cho dù quy trình quản trị doanh nghiệp có được thiết kế chi tiết đến đâu nhưng nếu không có sự theo sát hằng ngày thì không có gì đảm bảo công việc được vận hành trôi chảy. Do đó, kể cả khi phải thường xuyên đi công tác, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn cần tương tác liên tục với các cấp quản lý tuyến, quản lý chức năng, và nhân sự khác.
Anh Đinh Hoàng Long, giám đốc một doanh nghiệp vận tải và giao nhận tại Hà Nội cho biết: "Thời gian tôi ngồi trên xe còn nhiều hơn ở văn phòng, nhưng lúc nào tôi cũng có thể nhận được báo cáo của các trưởng phòng thông qua ứng dụng chat trực tuyến và email trên 3 chiếc smartphone. Di chuyển nhiều như thế thì wifi ở đâu ra, và thú thật là không phải mạng wifi miễn phí nào cũng bảo mật, nên tôi sử dụng dịch vụ data trọn gói của Viettel từ mấy năm nay".
Không cần ở văn phòng, nhà quản lý vẫn điều hành được công việc thông ứng dụng chat trực tuyến và email ngay trên smartphone
