Thủ thuật Evernote: ghi chú sao cho hiệu quả và xài sao cho nhanh

Hôm qua mình có chia sẻ với các bạn thủ thuật sử dụng ứng dụng Notes có sẵn, nhưng nó chỉ phù hợp với mấy cái ghi chú nhỏ nhỏ và không cần giữ lại lâu dài mà thôi, còn những thứ quan trọng cần được truy cập nhiều và dài hạn thì nên dùng Evernote sẽ ngon hơn. Trong bài này là tổng hợp thủ thuật Evernote, mời anh em xem qua nhé.

Những gì nên lưu trong Evernote?

Thực ra thì bạn có thể lưu mọi thứ bạn muốn, nhưng mình ưu tiên lưu vào Evernote các ghi chú cần được lưu trữ dài hạn, những ghi chú quan trọng mà bạn cần sử dụng thường xuyên. Ví dụ: địa chỉ truy cập máy chủ, các ghi nhớ về quy trình làm việc, cách thức vận hành máy móc nào đó, danh sách những số liên lạc quan trọng cần lưu ý, hay các văn bản quan trọng cần lưu trữ an toàn. Những thứ nhỏ nhỏ cần ghi nhanh và chỉ xài 1-2 lần thì có thể dùng các app Notes mặc định có sẵn trên điện thoại là cũng đủ rồi.

Trong Evernote của mình mình phân thành nhiều Notebook khác nhau. Có thể xem Notebook như là các folder lớn, mỗi folder đại diện cho 1 công ty mình làm và có hẳn một Notebook riêng cho những vấn đề cá nhân. Bạn có thể chia sẻ Notebook cho đồng nghiệp để mọi người xem được tất cả ghi chú cùng với nhau, không phải mất công copy qua lại hay update thủ công mỗi khi chỉnh sửa ghi chú. Bạn nên thử qua vụ này, rất hay và giúp đơn giản hóa nhiều khâu trong công việc hằng ngày của mình.

​

Cái hay của Evernote là nó sync nhanh và sync xuyên suốt mọi thiết bị nên gần như mọi văn bản dài dài mình đều viết trong Evernote. Lỡ máy có hư nửa chừng cũng không lo bị mất dữ liệu, và đang làm nửa chừng có việc ra ngoài thì vẫn có thể tiếp tục soạn cho xong bằng tablet hay điện thoại.

Mã hóa ghi chú

Những ghi chú nhạy cảm như tên đăng nhập vào tài khoản ngân hàng, danh sách con nợ, danh sách số điện thoại bồ cũ... cần phải được bảo mật để người khác không cách gì thấy được nó ngay cả khi bạn lỡ làm mất máy hay họ tò mò tọc mạch vào được tài khoản Evernote của bạn.

​

Cách làm rất đơn giản: trong app Evernote, chọn đoạn chữ bạn muốn mã hóa (hoặc chọn cả ghi chú cũng được) > Mã hóa (Encrypt) > Nhập mật khẩu. Xong. Mật khẩu này sẽ được sử dụng để giải mã và bạn có thể dùng nhiều mật khẩu khác nhau cho từng ghi chú.

Đừng quên shortcut

Shortcut là chức năng cực kì tiện của Evernote để bạn truy cập nhanh vào những thứ hay sử dụng nhất mà không mất công tìm. Ví dụ: tên đăng nhập ngân hàng, mã số thuế công ty để xuất hóa đơn đỏ, các ghi chú hướng dẫn công việc là những thứ mình gắn vô shortcut.

Cách sử dụng: Chọn vào 1 ghi chú bất kì > phím phải chuột > Add Notes to Shortcut. Trên di động, bạn nhấn vào nút ba dấu chấm ở ghi chú > Thêm vào Lối tắt (Add to Shortcut).

​

Search nhanh và mạnh

Nếu bạn xài Evernote mà không dùng tính năng Search của nó thì thật thiếu sót. Ô tìm kiếm của Evernote rất quyền lực, nó có thể tìm cả nghìn ghi chú của bạn trong chỉ 1-2 giây và từ khóa trả về rất chính xác. Ngay cả khi bạn gõ sai lỗi chính tả thì nó vẫn có khả năng tìm các từ tương tự cực kì hữu ích. Việc tìm kiếm có thể được thực hiện không chỉ với tiêu đề mà còn với nội dung bài viết và các các file hình, PDF nhúng vào trong ghi chú nữa.

Nhưng tất nhiên, cũng cần có vài mẹo đặt tiêu đề hoặc gắn tag để giúp Evernote tìm chính xác và nhanh hơn:

• Đảm bảo tiêu đề ghi chú phải có những từ khóa quan trọng nhất với thứ bạn đang note. Ví dụ, ghi chú mã số khách hàng điện lực ở nhà thì bắt buộc phải có cụm từ "mã số" và "điện lực" để sau này tìm dễ hơn. Đây cũng là những từ khóa mà bạn sẽ tìm lại sau này
• Nên gắn tag cho những ghi chú quan trọng, công việc và có liên quan nhiều vấn đề. Ví dụ, một ghi chú cho bài thuyết trình sắp tới trước team marketing sẽ phải có tag "marketing"
• Trong thân ghi chú, cũng nên lặp lại một số từ khóa chính khi có thể
• Nếu bạn thường dùng cả tiếng Việt và tiếng Anh, đừng ngần ngại đặt từ khóa của cả hai ngôn ngữ vào tiêu đề ghi chú. Ví dụ, mình có một ghi chú về cách tính thời gian giao hàng, mình đặt vào tiêu đề cả chữ "thời gian giao hàng" lẫn "delivery time" vì mình biết rằng trong tương lai mình sẽ dùng một trong 2 cụm từ này để tìm

Widget nên tận dụng

Trên iOS và Android, Evernote hỗ trợ bạn gắn widget ra khu vực thông báo hoặc màn hình khóa. Từ widget này bạn có thể nhanh chóng tạo một ghi chú mới, kích hoạt chế độ ghi âm, tạo báo thức có hẹn giờ nhắc nhở hoặc tìm kiếm mà không cần phải chạy app thủ công và nhấn thêm 2-3 lần. Nhớ tận dụng cái này nhé, mọi thứ sẽ nhanh hơn nhiều.

Chia sẻ ghi chú với người khác

Khi bạn đã soạn xong 1 plan đi du lịch, một hướng dẫn sử dụng hay các ghi chú khác, bạn có thể chia sẻ nó với người khác và họ có thể xem từ web hoặc từ app Evernote đều được. Đây là cách mình thường dùng khi đi chơi với bạn gái, bạn mình sẽ plan xong share qua cho mình xem rồi cùng nhau bàn bạc.

Để chia sẻ ghi chú: nhấn nút Share ngay ghi chú, nhập tên người dùng Evernote hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ là xong.

​

Gắn tag cho ghi chú

Tính năng tag giúp bạn tìm được tất cả ghi chú thuộc cùng chủ đề nhanh hơn. Ví dụ, bạn có thể gắn tất cả ghi chú về công thức nấu ăn bằng tag Nấu ăn, hoặc gắn tag Ngân hàng cho những ghi chú về tiền bạc chẳng hạn. Bạn có thể thấy khung tag trong giao diện soạn thảo của ghi chú.

Để tìm theo tag, bạn có thể nhập từ khóa của tag vào ô tìm kiếm hoặc nhấn vào biểu tượng tag tương ứng đều được.



Mời anh em chia sẻ thêm về Evernote nhé, thủ thuật, kinh nghiệm hay cảm gì về Evernote chẳng hạn.