Các bạn sinh viên học đại học nên tổ chức file như thế nào cho dễ tìm, dễ quản lý

sinh viên của mình nhờ cách tổ chức file tốt, cộng thêm một vài sự hỗ trợ từ cloud, nên mình có thể dễ dàng quản lý và tìm lại bất kì file bài giảng như bài tập của mình, chia sẻ cho anh em đang hoặc sắp trở thành sinh viên tham khảo.

1. Cấu trúc folder nên sắp xếp ra sao

Cấu trúc folder của mình phân tầng như hình bên dưới:



Nhìn hình thì anh em cũng hiểu cách thức phân chia rồi hen. Cái quan trọng nhất đó là tư duy vì sao mình lại sắp như thế này? Rõ ràng không thể để lẫn lộn file của nhiều môn với nhau rồi, còn trong từng môn mình chia thành các folder theo tuần là bởi vì tài liệu của trường cung cấp cho mình cũng theo đơn vị tuần, cho tất cả các môn. Anh em cứ nhìn cách thầy cô đưa slide, đưa bài tập... mà sắp xếp cho tương ứng.

Nhờ cách sắp xếp trên nên mỗi khi mình cần tìm gì thì làm nhanh lắm.

2. Tận dụng các dịch vụ cloud

Cloud mà mình thích là Dropbox và Google Drive vì tốc độ nhanh, nhẹ nhàng, giao diện thân thiện, chứ còn OneDrive thì mình không thích lắm. Việc sử dụng các dịch vụ lưu trữ cloud có các lợi ích sau:

• Bạn chẳng bao giờ lo việc mất file, mất bài... do máy tính bỗng nhiên hỏng hoặc bị lấy cắp, file của bạn trên máy chủ cả rồi. Lỡ laptop chết thì chỉ cần lên download lại file đó là xong, hoặc mua máy mới thì sync hết về là đâu lại vào đấy. => cái này quan trọng nhất
• Mọi thay đổi của bạn đều được lưu lại ngay tức thì, và bạn có thể quay lại phiên bản cũ của file nếu lỡ "nghịch dại" làm mất nội dung trong file
• Dễ dàng chia sẻ file cho người khác ngay cả khi file đó rất to (Gmail và các app email nói chung thường giới hạn file gửi ở tầm 25MB thôi)
• File của bạn có thể truy cập ở bất kì đâu, bất kì máy nào. Lỡ lên trường không cầm laptop thì vẫn mở ké bằng máy của bạn bè được

Anh em đang học đại học thì nhớ check với trường về việc có được miễn phí dung lượng lưu trữ trên Google Drive hoặc OneDrive không nhé. Các trường đại học ở Việt Nam đa số đều có hợp tác vởi Google và Microsoft để cung cấp nhiều dịch vụ free cho sinh viên, và lưu trữ cloud là một trong số đó.

Lưu ý rằng tài khoản cloud của trường cấp cho bạn thì nó đi theo tài khoản sinh viên của bạn, nên khi đã hết học thì nhớ copy các file này sang tài khoản cloud của riêng mình chứ không trường khóa tài khoản thì bạn không thể truy cập lại chúng.

​

3. Đừng chỉ gửi file khi cần làm việc nhóm

Khi cần nhiều người cùng xem, chỉnh sửa, hoàn thiện 1 bài luận hay 1 file thuyết trình, đừng gửi file qua lại vòng vòng, một lúc là điên luôn đấy. Thay vào đó bạn nên dùng Google Docs, Google Slides để mọi người cùng chỉnh sửa trên 1 file, bạn có thể thấy người khác đang chỉnh gì, hạn chế trùng ý, sai ý và mọi người có thể trao đổi, góp ý cực kì nhanh chóng. Sau khi đã soạn thảo xong và khi cần gửi file cho thầy cô thì bạn xuất file Docs, Sheets thành file Microsoft Office bình thường rồi gửi là được.

Google Docs được xây dựng cho những tình huống như thế này nên nó chạy rất ngon, mà file của bạn lại liên tục được lưu trữ trên mây nên không lo mất file (xem lại lợi ích ở mục 2). Hơn nữa Google Docs miễn phí, ở các trường không có liên kết bản quyền Office với Microsoft thì bạn cứ nhằm đồ Google mà phang.

​

Chúc các bạn sinh viên và tân sinh viên học tốt.