Những lý do bạn nên dùng các app văn phòng online (Google Docs, Microsoft) thay vì cài vào máy

Google Docs / Sheets / Drive, hoặc bộ Microsoft Office 365 Online. Cả hai bộ này đều mạnh mẽ như nhau, đều có đầy đủ mọi chức năng mà một người dùng văn phòng cơ bản cần tới, và việc sử dụng online sẽ giúp bạn nhiều lợi ích như không lo mất dữ liệu, dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp, mời nhiều người cùng chỉnh sửa song song với nhau. Ngoài ra nó còn có thể giúp bạn tiết kiệm được tiền nữa đấy!

Nói như vậy không có nghĩa là ứng dụng Office cài offline trên máy không còn chỗ sống, nó vẫn có nhiều chức năng hơn, vẫn có những thứ mạnh mẽ mà bản online không làm được. Tuy nhiên trong bối cảnh sử dụng bình thường ngồi tại văn phòng có mạng đầy đủ thì bạn vẫn nên dùng bản online nhiều hơn. Đây là các lý do:

File của bạn luôn được lưu liên tục, không lo cúp điện nửa chừng

Khi bạn chỉnh sửa bất kì thứ gì trên Google Docs và Microsoft Office Online, nó sẽ tự sao lưu sau mỗi vài phút nên nếu bạn dùng máy để bàn và bị cúp điện nửa chừng thì cũng không lo mất dữ liệu gì. Trong khi đó, nếu dùng bản offline thì bạn phải nhớ bật chức năng autosave, mà không hiểu sao nhiều người không bật cái này luôn nên cứ bị mất dữ liệu hoài.

Ngoài ra, từng file của bạn đều được lưu trữ trên hệ thống cloud của Google và Microsoft, nên lỡ đi ngoài đường có bị giật mất cái máy tính, có để quên cái điện thoại ở đâu đó, hoặc xui hơn nữa là máy tính hỏng hết, hỏng luôn ổ cứng, thì file của bạn chẳng hề hấn gì. Nhờ việc dùng cloud từ năm 2012 tới nay mà mình không còn bao giờ phải lo về chuyện máy hỏng thì mất dữ liệu nữa.

​

Dễ dàng share file với người khác

Nếu bạn dùng các ứng dụng văn phòng offline, khi bạn làm xong file thì bạn phải gửi email nó cho những người liên quan, tốn thời gian hơn, cực hơn. Chưa kể các file quá to, ví dụ có nhiều hình ảnh, thì gửi email không được do Gmail và nhiều dịch vụ thư đều có giới hạn dung lượng file đính kèm.

Còn với Google Docs hay Microsoft Office Online, bạn chỉ cần nhấn một nút share và thêm địa chỉ email của người kia vào là xong. Nếu công ty của bạn có dùng GSuite (bộ ứng dụng doanh nghiệp của Google, bao gồm Gmail) thì bạn có thể search tên người cần gửi rất dễ, không cần phải đi hỏi email của họ luôn. Và tất nhiên share kiểu này thì không bị giới hạn gì về dung lượng.

​

Mời nhiều người cùng chỉnh sửa file

Khi bạn làm việc nhóm, kể cả bạn là học sinh, sinh viên hay đã đi làm, thì ứng dụng văn phòng online đều có thể giúp các bạn cùng chỉnh sửa trên cùng 1 file, song song nhau. Bạn đừng gửi thư qua lại 1 file hay phải ghép file lại nữa, trò đó của nhiều chục năm trước rồi Ví dụ, nếu bạn có 1 bài thuyết trình gồm nhiều phần, mỗi bạn làm một phần thì share file, mọi người cùng chỉnh trên đó là xong.

Trong quá trình làm việc cùng nhau, bạn sẽ thấy chữ nhảy nhảy kèm theo tên của người kia, nên bạn biết chính xác ai đang viết cái gì. Nếu họ viết sai, bạn có thể nhắn họ để chỉnh sửa ngay lập tức, chứ không phải đợi tới cuối cùng tùm lum chữ và số hết rồi thì không dò ra nổi chỗ bị nhầm.

Rẻ, không cần mua bản quyền vẫn dùng được

Mặc định bạn có miễn phí 15GB trên Google Drive và OneDrive, dung lượng này đủ để bạn dùng cho các nhu cầu bình thường, và ngay cả khi bạn cần mua thêm thì giá tiền cũng rất rẻ, chủ yếu là mua dung lượng thôi. Chứ các công cụ online thì không tính bạn đồng nào. Trong khi đó mua bản quyền Office cũng cả trăm k / năm rồi còn gì, mà nếu bạn không cần chức năng gì đặc biệt thì bộ Google Docs, Sheets, Slides cũng dư sức cho bạn dùng rồi, chẳng cần mua Office cài offline luôn.

Riêng với sinh viên, các bạn hãy kiểm tra với trường của mình để biết mình có được tài khoản Google hay Microsoft miễn phí hay không. Trường mình ngày xưa có Google unlimited, xài và lưu trữ tẹt ga luôn, chẳng cần phải bỏ ra đồng nào.

​

Còn bạn thì sao, bạn có đang dùng bộ office trên mây thay cho office cài trên máy? Hãy chia sẻ cảm nhận, suy nghĩ của bạn bằng cách comment vào bài này nhé.