Nếu các tài liệu Word cùng một chủ đề nhưng lại được phân thành các file khác nhau, chúng ta có thể gộp nội dung trong các file Word đó thành 1 file Word duy nhất.
Khi làm việc với tài liệu Word, đôi khi bạn cần ghép các văn bản thành 1 file duy nhất. Nếu thực hiện theo cách thủ công đó là sao chép rồi dán từng văn bản vào với nhau khá mất thời gian. Nếu vậy bạn có thể tận dung ngay tính năng gộp văn bản có sẵn trên Word. Điều này sẽ giúp người dùng dễ dàng nối các file tài liệu với nhau khi có thể sử dụng bằng tính năng sẵn có, mà không cần phải dùng đến phần mềm nối tài liệu như ghép file PDF bằng các phần mềm như Adolix Split and Merge PDF hay Smallpdf.
Vậy cách chi tiết nối văn bản Word thành 1 fille duy nhất như thế nào? Bạn đọc hãy theo dõi bài viết dưới đây.
Cách ghép các văn bản thành 1 file Word trong Word 2010, 2007, 2003...
Lưu ý với bạn đọc, để dễ dàng thực hiện người dùng nên đưa những file Word muốn ghép vào cùng 1 thư mục trên máy tính.
Bước 1:
Đầu tiên bạn mở file văn bản đặt làm nội dung đầu tiên mà bạn sẽ tiến hành ghép. Hoặc chúng ta mở trang trắng Word nếu không cần phân nội dung đầu cho văn bản.
Sau đó trong nội dung click vào tab Insert bên trên rồi đặt trỏ chuột tại vị trí văn bản tiếp theo nếu bạn đã chọn trước văn bản ở vị ví đầu tiên.
Bước 2:
Tiếp đến trong vùng thiết lập Text nhấn vào mục Object rồi chọn Text from file...
Bước 3:
Xuất hiện thư mục trên máy tính. Tại đây, nhấn giữ phím Ctrl rồi click chọn các file cần ghép. Hoặc chúng ta cũng có thể chọn từng file văn bản để tránh việc khi ghép xong các file Word không được sắp xếp đúng thứ tự.
Nhấn Insert để thực hiện.
Ngay lập tức bạn sẽ nhìn thấy nội dung ở các file Word đã chọn được ghép vào cùng 1 file Word duy nhất.
Trong trường hợp bạn dùng Word 2003, thì click vào nút Insert rồi chọn tiếp File để tìm file văn bản muốn ghép.
Như vậy với vài thao tác đơn giản, và bằng tính năng có sẵn trên Word, chúng ta đã có thể ghép các file tài liệu Word vào thành 1 file. Sau khi ghép xong, bạn tiến hành tùy chỉnh nội dung, font chữ,.. theo yêu cầu.
Cách ghép các văn bản thành 1 file Word trong Word 2016
Như đã nói ở trên, mặc dù Microsoft Word hiện hỗ trợ tính năng cộng tác nhiều người trên các tài liệu (thông qua ứng dụng web hoặc việc đăng ký gói Office 365), nhưng vẫn có những lúc bạn cần hợp nhất nhiều tài liệu Word với nhau.
Tất nhiên, bạn chỉ cần sao chép và dán nội dung của một tài liệu vào một tài liệu khác, nhưng đó không phải là cách thực tế nhất để đạt được kết quả mong muốn. May mắn thay, Word 2016 cung cấp một vài cách để kết hợp nhiều tài liệu với nhau.
Phần này sẽ giải thích 4 phương pháp:
- Hợp nhất hai phiên bản của cùng một tài liệu.
- Hợp nhất nhiều phiên bản của cùng một tài liệu.
- Hợp nhất nhận xét, định dạng và nhiều thứ khác.
- Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu khác nhau.
Nếu bạn có 2 phiên bản hơi khác nhau của cùng một tài liệu, việc tìm các thay đổi nhỏ giữa hai phiên bản thật tẻ nhạt, nhưng cũng không sao khác được.
Word cung cấp một cách để so sánh sự khác biệt giữa hai phiên bản và sau đó hợp nhất chúng thành một file duy nhất.
*Cách so sánh hai phiên bản
Trước khi bạn hợp nhất, bạn nên tìm hiểu sự khác biệt giữa hai file. Sau cùng, bạn có thể quyết định sẽ không kết hợp chúng. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện, thông qua việc sử dụng hai phiên bản báo cáo của BBC News về một cuộc thăm dò sao Hỏa.
Đây là bản gốc:
Và đây là phiên bản đã bị thay đổi một vài chỗ:
Để bắt đầu, hãy mở tài liệu gốc và đi đến Review > Compare > Compare. Nếu tùy chọn Compare Documents không khả dụng, tài liệu của bạn có thể được cài tính năng bảo vệ. Để bỏ tính năng này, hãy chuyển đến File > Info > Protect Document và xóa mọi hạn chế.
Trong cửa sổ mới, điền vào hộp Original Document một file và hộp Revised Document với file đã được sửa đổi. Bạn cũng có thể thêm một nhãn tùy chỉnh vào các thay đổi.
Word sẽ tự động mở một tài liệu mới. Các sửa đổi được hiển thị trong một cột bên trái (1), các phần tài liệu so sánh được hiển thị trong bảng điều khiển trung tâm (2), và hai bản gốc được hiển thị trong cột bên phải (3). Bạn có thể ẩn tài liệu nguồn bằng cách vào Compare > Show Source Documents > Hide Source Document.
Cách hợp nhất hai phiên bản
Bây giờ tất cả sự khác biệt giữa 2 văn bản được hiển thị gọn gàng trong một file duy nhất, nhưng chúng vẫn là một mớ hỗn độn. Làm thế nào để bạn xác định những thay đổi bạn muốn giữ lại hoặc loại bỏ?
Bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể thao tác thủ công trên tài liệu và chỉnh sửa từng thay đổi theo ý thích (hãy nhớ, phần văn bản bạn thêm vào sẽ được gạch dưới, văn bản bị xóa được hiển thị bằng dấu gạch ngang qua chữ). Chỉnh sửa tài liệu theo cách này chỉ thích hợp cho các tài liệu ngắn. Nhưng nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu dài, chẳng hạn như một cuốn sách, có thể rất nhiều chỗ sẽ bị bỏ qua.
Một phương pháp hiệu quả hơn là sử dụng danh sách sửa đổi trong cột bên trái. Bạn có thể nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn Accept hoặc Reject. Bạn cũng có thể nhấp chuột vào văn bản mình chọn ở mỗi bản sửa đổi được liệt kê tương ứng. Word sẽ tự động cập nhật văn bản trong tài liệu chính khi bạn làm việc.
Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy tác giả đã xem qua tất cả các thay đổi. Số lượng bản sửa đổi hiện hiển thị bằng 0 và tác giả có trong tay tài liệu với tất cả các thay đổi của mình. Sau đó, hãy lưu tài liệu cuối cùng theo cách thông thường.
Hợp nhất nhiều phiên bản của cùng một tài liệu
So sánh và sáp nhập hai phiên bản của một tài liệu thật dễ dàng. Nhưng còn nếu bạn có nhiều phiên bản của cùng một file thì sao? (Ví dụ như bạn đã gửi nó cho nhiều người chẳng hạn).
Một lần nữa, mở tài liệu gốc và đi đến Review > Compare. Lần này, bạn cần phải chọn Combine thay thế.
Đặt tài liệu đầu tiên bạn muốn hợp nhất vào trường Revised Document và tạo cho các thay đổi một nhãn. Nhấp vào OK.
Khi bạn có tài liệu đã được kết hợp, hãy đi tới phần Review > Compare > Combine. Đặt file mới được kết hợp trong trường Original Version và thêm tài liệu tiếp theo vào trường Revised Version. Tiếp tục lặp lại quy trình cho từng bản sao của file, đảm bảo bạn cung cấp cho mỗi tài liệu được sửa đổi một nhãn duy nhất.
Khi bạn hoàn tất, bạn sẽ có trong tay một tài liệu kết hợp cho thấy những thay đổi của mỗi phiên bản bằng một màu khác nhau. Tương tự như trên, nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn Accept hoặc Reject để tạo bản sao cuối cùng.
Hợp nhất nhận xét, định dạng và nhiều thứ khác
Việc hợp nhất các tài liệu có thể mở rộng hơn, ngoài những thay đổi đơn giản đối với phần văn bản. Bạn có thể muốn hợp nhất và giữ lại nhận xét, định dạng, các header, footer và nhiều hơn nữa.
Word làm cho quá trình này trở nên khá đơn giản. Phương pháp để so sánh và/hoặc kết hợp tài liệu là như nhau, nhưng khi bạn đã điều hướng đến Review > Compare > Compare, hãy nhấp vào nút More >>.
Bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn phong phú. Khi bạn đã chọn tùy chọn của mình, hãy nhấp vào OK. Bạn có thể tiếp tục chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi theo cách tương tự như trước đây.
Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu khác nhau
Phần cuối của hướng dẫn này sẽ xem xét cách hợp nhất văn bản từ các tài liệu hoàn toàn khác nhau.
Như đã đề cập lúc đầu, bạn có thể sao chép và dán văn bản nhưng không phải phương án này lúc nào cũng thực tế, đặc biệt là trên các tài liệu dài. Một phương pháp tốt hơn là sử dụng các công cụ tích hợp của Word.
Ví dụ trong bài viết này sẽ hợp nhất bài báo về cuộc thăm dò sao Hỏa trên BBC với phiên bản của Space.com. Cách thực hiện cũng tương tự như trên các phiên bản Word trước.
Mở tài liệu đầu tiên. Đây là file bạn sẽ thêm tất cả các file khác vào. Đi tới Insert > Object > Text from File và tìm tài liệu bạn muốn hợp nhất.
Văn bản sẽ được chèn vào bất cứ nơi nào con trỏ được đặt, vì vậy hãy đảm bảo văn bản ở vị trí mong muốn trước khi tiếp tục. Word sẽ giữ lại tất cả các định dạng của tài liệu gốc. Trong ví dụ bên dưới, tác giả đã đặt câu chuyện của Space.com bằng màu và phông chữ khác để giúp bạn đọc dễ theo dõi.
Lặp lại quy trình cho mỗi tài liệu bạn muốn thêm và lưu nó khi bạn hoàn tất.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về các cách phổ biến nhất để hợp nhất tài liệu. Hy vọng chúng sẽ giúp bạn sử dụng các ứng dụng Microsoft Office dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, cũng có thể sẽ có lỗi phát sinh. Hãy để lại ý kiến về vấn đề bạn gặp phải trong phần bình luận bên dưới nhé! Quantrimang sẽ cố gắng hết sức để trợ giúp bạn.
Xem thêm:
- Làm thế nào để mở lại file Word, Excel hay PowerPoint khi đóng mà chưa kịp lưu?
- Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động MS Word
- Tạo dòng dấu chấm (……………) nhanh trong Microsoft Word
Chúc các bạn thực hiện thành công!
