Cách mình suy nghĩ khi sắp xếp công việc và các app hỗ trợ

Thật ra app chỉ là một phần rất nhỏ trong cách mình quản lý công việc. App hỗ trợ mình khỏi quên, nhắc việc khi cần, còn quan trọng là bản thân mình phải sắp xếp như thế nào cho gọn.

Các app mình sử dụng

Mình dùng 3 app chính:

Trello: đây là công cụ để giao tiếp với team mình. Trello dễ dùng, đơn giản, có app ngon, và mình tổ chức các công việc của mình theo dạng rất đơn giản: muốn làm, đang làm, xong. Một số team nhỏ của mình có chia theo cách khác nhưng nhìn chung thì cũng theo nguyên tắc như trên. Trello hỗ trợ làm việc nhóm khá ngon, có ghi chú, có comment…

Apple Notes: mình xài đồ Apple nhiều, từ điện thoại đến máy tính đến tablet cầm lên giường ngủ nên tất nhiên mình chọn dùng Notes cho tiện rồi. Notes là một công cụ rất hay để ghi nhớ các việc lặt vặt cá nhân, mình sử dụng chức năng checklist của nó để nhập liệu, xong việc nào thì check vào ô tương ứng. Cảm giác check vào các ô xong việc nó đã gì đâu. Tuy nhiên trong Apple Notes mình không ghi những thứ quan trọng và cần lưu trữ lâu dài vì không truy cập được từ các nền tảng khác.

Evernote: các ghi chú quan trọng nhất, những thứ cần nhớ và lưu trữ lâu dài được đẩy vào Evernote. Nó giúp mình trong việc soạn sẵn một số ý mình muốn nói, một số ý tưởng mình vô tình nghĩ ra và cần triển khai thêm, cũng như một số tài liệu quan trọng. Evernote chỉ dùng làm chỗ lưu ghi chú thôi chứ nó không dùng nhắc việc.

Những app này đóng vai trò hỗ trợ, nhưng chưa phải quan trọng nhất

Mình cảm thấy cách mình làm việc hiệu quả là nhờ mình có thể sắp xếp việc nào làm trước, việc nào làm sau. Khi suy nghĩ về thứ tự công việc, mình thường dựa vào một vài tiêu chí:

• Việc nào có thể làm rất dễ, hoàn thành rất ngắn => làm trước
• Việc nào có thể làm trước để rồi người khác làm tiếp => làm trước, để người ta không phải chờ bạn, để bạn không trở thành nút thắt cổ chai của cả tập thể
• Việc có ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của công ty, của team, của người khác => làm trước, vì khi đó rất nhiều thời gian, tiền bạc sẽ được tiết kiệm nhờ có bạn
• Việc nào ra tiền => làm trước, chắc chắn rồi
• Việc nào tuy dễ nhưng cần nghiên cứu, và có thể có tác động lâu dài => hoãn lại chút, nghĩ kĩ trước khi thực hiện và chọn cách ngon nhất để làm

Bằng cách sắp thứ tự ưu tiên theo những cách này, mình có thể đảm bảo rằng những thứ quan trọng luôn được hoàn thành đầu tiên, và nếu lỡ mình không còn nhiều thời gian để thực hiện các task còn lại thì chúng cũng chỉ là những task không quan trọng, thậm chí là nếu dời hạn chót thì cũng không ảnh hưởng nhiều đến ai cả. Tất nhiên chỉ nên điều chỉnh hạn chót nếu bạn không có cách nào khác, còn không thì vẫn cần cố gắng hoàn thành đúng cam kết.

Nếu đó là việc công ty, mình sẽ ghi chú vào Trello board của cá nhân mình cho khỏi quên. Nếu đó là việc cá nhân, mình hay ghi vào Apple Notes cho tiện. Anh em nhớ thực hành việc ghi chú công việc thường xuyên nhé, đừng cố gắng nhớ hết mọi thứ để rồi hối hận khi mình quên một việc nào đấy. Có công nghệ nó giúp mình thì cứ tận dụng tối đa.

Mỗi cuối tuần, dành thời gian nghĩ xem tuần sau làm gì

Mình nghĩ đây là một thứ quan trọng giúp mình làm việc hiệu quả và không bị bất ngờ. Vào thứ 6 hoặc Chủ Nhật, mình thường ngồi nghĩ xem khi thứ 2 bắt đầu thì mình sẽ quậy cái nào, mình phải xử cái nào trước, cái nào sau (dựa trên những chi tiết đã chia sẻ ở phần trên). Như vậy khi thứ 2 đến là vào việc luôn, không cần nghĩ nhiều nữa.

Đừng để thứ 2 vào gấp gáp mới bắt đầu việc lên kế hoạch, vì có khi thứ 2 bạn lại có những thứ không ngờ tới chen vào đấy 😁

Chừa thời gian để làm việc gấp, việc bất ngờ

Ngoài ra, luôn chừa khoảng 10% thời gian của bạn để xử lý những việc bất ngờ. Việc bất ngờ luôn xuất hiện, bạn không thể tránh khỏi nó dù bạn đang làm cho tổ chức dạng nào. Có thể nó là một người đồng nghiệp bị bệnh cần bạn san sẻ công việc, có thể đó là một lỗi trong hệ thống mà bạn làm ra, có thể đó là một yêu cầu gấp từ ban giám đốc về việc làm gì đấy để họ đi gặp nhà đầu tư gọi vốn… Những thứ này bạn không thể hoãn lại được, và 10% thời gian trống chừa ra sẽ dành cho những thứ như vậy.

Và nếu trong tuần bạn thật sự trống 10% thời gian thì cũng không sao, nó là thời gian để bạn nghiên cứu thêm cái mới, ngồi suy nghĩ thêm về những cái đã làm xem có thể cải tiến gì không, hoặc chỉ đơn giản là dành thời gian đó đi nói chuyện với người này người kia để mở mang kiến thức, mở mang mối quan hệ của bạn.

Vài dòng chia sẻ với anh em, chúc anh em ăn Tết vui rồi quay lại làm việc thật hiệu quả, kiếm thật nhiều tiền để mua đồ khoe lên Tinh tế chơi.

==***==

Khoá học Quản trị Chiến lược Dành cho Lãnh đạo Doanh nghiệp

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Nơi hội tụ Tinh Hoa Tri Thức - Khơi nguồn Sáng tạo

Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com

Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com

--- 

Khóa học Hacker và Marketing từ A-Z trên ZALO!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Hacker và Marketing từ A-Z trên Facebook!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa đào tạo Power BI phân tích báo cáo để bán hàng thành công

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Bảo mật và tấn công Website - Hacker mũ trắng

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học ​

KHÓA HỌC LẬP TRÌNH PYTHON TỪ CƠ BẢN ĐẾN CHUYÊN NGHIỆP

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Lập trình Visual Foxpro 9 - Dành cho nhà quản lý và kế toán

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học hướng dẫn về Moodle chuyên nghiệp và hay

Xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay.

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

KHÓA EXCEL CHUYÊN NGHIỆP

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học AutoIt dành cho dân IT và Marketing chuyên nghiệp

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khoá học Word từ cơ bản tới nâng cao, học nhanh, hiểu sâu

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học hướng dẫn sử dụng Powerpoint từ đơn giản đến phức tạp HIỆU QUẢ

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Thiết kế, quản lý dữ liệu dự án chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bằng Bizagi

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng Power Query trong Excel

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Lập trình WEB bằng PHP từ cơ bản đến nâng cao

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng TableAU - Chìa khóa thành công!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng SPSS - Chìa khóa thành công!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học "Thiết kế bài giảng điện tử", Video, hoạt hình 

kiếm tiền Youtube bằng phần mềm Camtasia Studio

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ VIDEO CLIP CHO DÂN MARKETING CHUYÊN NGHIỆP

​​​​​

HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ QUẢNG CÁO VÀ ĐỒ HỌA CHUYÊN NGHIỆP VỚI CANVA

Hãy tham gia khóa học để trở thành người chuyên nghiệp. Tuyệt HAY!😲👍

 KHÓA HỌC VIDEO- XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BẰNG MICROSOFT ACCESS

GOOGLE SPREADSHEETS phê không tưởng

Khóa hoc lập trình bằng Python tại đây

Hãy tham gia khóa học để biết mọi thứ

Để tham gia tất cả các bài học, Bạn nhấn vào đây 

Khóa học lập trình cho bé MSWLogo

Nhấn vào đây để bắt đầu học

Khóa học Ba, Mẹ và Bé - Cùng bé lập trình  TUYỆT VỜI

Khóa học sử dụng Adobe Presenter-Tạo bài giảng điện tử

Khóa học vẽ tạo giao diện demo cho website

Để thành thạo Wordpress bạn hãy tham gia khóa học 

Tham gia khóa học tại đây

Khóa học sử dụng Edmodo để dạy và học hiện đại để thành công

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Bảo hiểm nhân thọ - Bảo vệ người trụ cột

Cập nhật công nghệ từ Youtube tại link: congnghe.hocviendaotao.com
Tham gia nhóm Facebook
Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com
Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com

Nguồn: Tinh Tế

Share !