Lợi ích của việc gửi file, gửi slide ở định dạng PDF

Khi gửi tài liệu cho đối tác, khách hàng, người quen… mà họ không có nhu cầu chỉnh sửa, mình thường gửi dưới dạng file PDF thay vì gửi nguyên file Word, PowerPoint hay gửi link Google Slides, Google Docs. Lý do là như thế này.

Hạn chế việc chỉnh sửa

File PDF nhìn chung là khó chỉnh sửa, và đa số người bình thường cũng không đi tìm cách chỉnh sửa file PDF làm gì nên mình có thể an tâm là nội dung file của mình ít bị tác động nhất. Cái này thì không nghiêm trọng lắm.

Có thể xem nhanh dù đang dùng bất kì thiết bị nào

Dù bạn đang cầm điện thoại, lướt email và mở file PDF hoặc đang ngồi máy tính mở file PDF gửi qua Zalo, Telegram thì file này đều có thể mở được dễ dàng. Hiện nay tất cả hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS, Android, iOS, iPadOS đều mặc định hỗ trợ xem file PDF, thậm chí trên Mac còn có sẵn công cụ để đánh dấu, ghi chú nữa nên rất tiện. Việc gửi file PDF đảm bảo người nhận có thể tiếp nhận thông tin nhanh nhất có thể, phản hồi lại cho bạn nhanh nhất có thể, tiết kiệm thời gian chờ việc.

Cái này ngoài chuyện gửi file cho đối tác, mình cũng hay khuyến các bạn ứng viên khi gửi CV của mình cho bên tuyển dụng thì nên dùng PDF, vì họ có thể xem được thông tin của bạn rất nhanh, mọi cơ hội nên được tận dụng 😁

Giữ nguyên layout

Nếu bạn gửi file Word, Excel, PowerPoint thì có khả năng trên điện thoại của người nhận không có sẵn các app này để mở file, khi đó hoặc không xem được hoặc dùng trình xem mặc định của hệ điều hành (hoặc phải dùng app bên thứ ba), lúc đó layout có thể bị bể, nhìn không đẹp và không truyền tải được trọn vẹn ý đồ của bạn. Còn PDF thì xuất ra sao thì xem giống vậy, rất yên tâm.

Với các file có những yếu tố đồ họa mà bạn soạn thảo chúng bằng các công cụ vẽ vector, ví dụ vẽ biểu đồ, vẽ mindmap chẳng hạn, hoặc các nền trang trí, thì việc giữ nguyên layout cũng giúp file vừa đẹp mà thông tin của bạn không bị rối loạn lên.

Trông có vẻ chuyên nghiệp hơn

Cái này với mình thì không quan trọng, nhưng mình nói chuyện với nhiều bạn làm sales, làm việc với đối tác khác là công ty (mô hình B2B, chứ không phải gửi cho khách hàng cá nhân) thì mọi người có chia sẻ rằng việc sử dụng file PDF làm cho email của họ trông có vẻ xịn và chuyên nghiệp hơn, bên cạnh các lợi ích nói trên. Phần này thì mình không chắc lắm, nhờ anh em xác nhận thêm giúp.

Bạn luôn có thể xuất thành file PDF từ đa số ứng dụng soạn thảo. Word, Excel, PowerPoint đều có chế độ Export to PDF. Các công cụ xem hình ảnh trên Mac (Preview) thậm chí còn có chức năng gom nhiều hình xuất thành file PDF, chuyển hình thành PDF… Những app đám mây như Google Docs, Google Slides cũng có chức năng xuất file PDF. PDF giờ trở thành một thứ toàn cầu và được chấp nhận rộng rãi rồi nên bạn không có gì phải lo lắng, cũng chẳng phải trả thêm tiền gì cả.

==***==

Khoá học Quản trị Chiến lược Dành cho Lãnh đạo Doanh nghiệp

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Nơi hội tụ Tinh Hoa Tri Thức - Khơi nguồn Sáng tạo

Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com

Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com

--- 

Khóa học Hacker và Marketing từ A-Z trên ZALO!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Hacker và Marketing từ A-Z trên Facebook!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa đào tạo Power BI phân tích báo cáo để bán hàng thành công

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Bảo mật và tấn công Website - Hacker mũ trắng

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học ​

KHÓA HỌC LẬP TRÌNH PYTHON TỪ CƠ BẢN ĐẾN CHUYÊN NGHIỆP

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Lập trình Visual Foxpro 9 - Dành cho nhà quản lý và kế toán

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học hướng dẫn về Moodle chuyên nghiệp và hay

Xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay.

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

KHÓA EXCEL CHUYÊN NGHIỆP

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học AutoIt dành cho dân IT và Marketing chuyên nghiệp

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khoá học Word từ cơ bản tới nâng cao, học nhanh, hiểu sâu

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học hướng dẫn sử dụng Powerpoint từ đơn giản đến phức tạp HIỆU QUẢ

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Thiết kế, quản lý dữ liệu dự án chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bằng Bizagi

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng Power Query trong Excel

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Lập trình WEB bằng PHP từ cơ bản đến nâng cao

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng TableAU - Chìa khóa thành công!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng SPSS - Chìa khóa thành công!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học "Thiết kế bài giảng điện tử", Video, hoạt hình 

kiếm tiền Youtube bằng phần mềm Camtasia Studio

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ VIDEO CLIP CHO DÂN MARKETING CHUYÊN NGHIỆP

​​​​​

HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ QUẢNG CÁO VÀ ĐỒ HỌA CHUYÊN NGHIỆP VỚI CANVA

Hãy tham gia khóa học để trở thành người chuyên nghiệp. Tuyệt HAY!😲👍

 KHÓA HỌC VIDEO- XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BẰNG MICROSOFT ACCESS

GOOGLE SPREADSHEETS phê không tưởng

Khóa hoc lập trình bằng Python tại đây

Hãy tham gia khóa học để biết mọi thứ

Để tham gia tất cả các bài học, Bạn nhấn vào đây 

Khóa học lập trình cho bé MSWLogo

Nhấn vào đây để bắt đầu học

Khóa học Ba, Mẹ và Bé - Cùng bé lập trình  TUYỆT VỜI

Khóa học sử dụng Adobe Presenter-Tạo bài giảng điện tử

Khóa học vẽ tạo giao diện demo cho website

Để thành thạo Wordpress bạn hãy tham gia khóa học 

Tham gia khóa học tại đây

Khóa học sử dụng Edmodo để dạy và học hiện đại để thành công

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Bảo hiểm nhân thọ - Bảo vệ người trụ cột

Cập nhật công nghệ từ Youtube tại link: congnghe.hocviendaotao.com
Tham gia nhóm Facebook
Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com
Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com

Nguồn: Tinh Tế

Share !