GenZ đi làm: một số thói quen cần có khi dùng Google Docs / Sheets / Slides

Không phải công ty nào cũng cần mua bản quyền Office rộng rãi cho tất cả mọi nhân viên, vì hiện nay có rất nhiều công cụ thay thế như Google Docs, Microsoft Office Online. Mình sẽ nói về các công cụ này, cách mà các công ty đang triển khai chúng, và làm sao bạn có thể làm việc hiệu quả hơn nhờ các công cụ online này mà không cần phải bẻ khóa Office như cách mà chúng ta thường nghĩ tới.

Cách các công ty đang triển khai phần mềm văn phòng

Có một số mô hình triển khai mà mình từng thấy qua:

• Mua bản quyền Microsoft Office chung và sử dụng cho tất cả mọi người trong công ty
• Chỉ mua bản quyền Microsoft Office cho một số phòng ban nhất định, thường là tài chính, kế toán, hoặc SCM (quản lý chuỗi cung ứng), còn các phòng ban khác không cần thiết thì sử dụng Office Online là đủ
• Toàn bộ công ty sử dụng các phần mềm mã nguồn mở thay thế cho Microsoft Office, ví dụ như Libre Office

Mình là team IT hoặc tech, xài Office không cần gì phức tạp, nên thường chỉ dùng các công cụ online. Các team khác mình từng thấy mà không dùng bộ Microsoft Office, chỉ dùng các giải pháp office online nhưng vẫn "sống khỏe" là nhân sự, marketing, vận hành, hành chính, hỗ trợ khách hàng.

Bộ Office Online so với bộ Microsoft Office cài vô máy thì như thế nào?

Những tính năng cơ bản để bạn hoàn thành công việc tại các doanh nghiệp hiện nay đều được đáp ứng đầy đủ bởi các công cụ như Google Docs, Google Sheets, Google Slides, hay Microsoft Office Online. Những hạn chế mà mình thấy được từ bộ công cụ này so với việc cài Office lên máy là:

Quảng cáo

• Mất mạng không xài được, nhưng đây không phải vấn đề lớn vì mạng mẽo các công ty giờ đều khá ổn, nếu không ổn thì nên cho team IT kiểm tra lại
• Xử lý các bảng tính lớn không mượt như khi dùng Excel, nhưng với các bảng tính nhỏ tầm chục nghìn dòng thì vẫn thoải mái

Còn lợi điểm thì nhiều lắm:

• Tính năng đầy đủ cho hầu hết nhu cầu
• Tiết kiệm chi phí bản quyền (vì bộ office online thường đi kèm với tài khoản email, mà mua Gsuite hay gói của Microsoft là đã đi kèm office online rồi)
• File tạo xong được lưu thẳng lên cloud, không bao giờ sợ mất
• Đang làm việc mà máy hỏng hay đột nhiên cúp điện thì cũng có autosave, không lo lắng nhiều về việc phải làm lại từ đầu
• Chia sẻ file dễ dàng cho đồng nghiệp
• Hỗ trợ tính năng nhiều người cùng edit file rất tiện, không phải gửi qua gửi lại nữa
• Có thể chạy ngay trong trình duyệt, không cần cài app nào vô máy

Thế nên cũng không ngạc nhiên khi nhiều công ty chọn mô hình triển khai một phần Microsoft Office, một phần office online cho công ty của họ.

Một số thói quen cần có khi sử dụng các công cụ offline online

Do các công ty mình đang làm sử dụng Google nên mình sẽ nói chủ yếu về những yếu tố của Google Drive / Docs. Công ty bạn nào dùng Microsoft Office Online thì chia sẻ thêm kinh nghiệm của bạn nhé.

Nhớ sắp xếp lại file cho gọn gàng

Mặc định khi tạo file mới trong các công cụ Office Online, nó sẽ tạo file ở thư mục gốc của tài khoản. Một thời gian sau file sẽ rải rác đầy hết, rất khó quản lý. Thế nên bạn nên tập thói quen khi tạo file xong thì nhấn vào nút File > Move hoặc dùng nút Di chuyển như hình mình chụp bên dưới, chọn folder để chuyển file vào cho gọn gàng nhé.

Bạn đã có thể edit thẳng file Word, Excel, PowerPoint trên Google Docs

Ngày xưa Google Docs buộc bạn phải chuyển định dạng file Word, Excel, PowerPoint thành định dạng của Google thì mới cho chỉnh sửa, nhưng từ 2 năm nay thì tính năng chỉnh file Microsoft Office trực tiếp đã được triển khai, thế nên bạn không cần làm thêm đoạn tạo file Google nữa nhé. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa đỡ "rác" Drive của bạn.

Quảng cáo

Hiểu về các chế độ chia sẻ file của Google Drive

Đã bao nhiêu lần bạn nhận được đường link Google Drive do ai đó gửi mà không xem được, bạn phải "cho em quyền xem chị ơi"? Để hạn chế thấp nhất tình trạng này diễn ra khi bạn chia sẻ file, hãy hiểu về các chế độ của Drive nhé.

• Restricted: giới hạn người xem, chỉ những ai được bạn thêm vào danh sách chia sẻ thủ công mới xem được
• <Tên công ty của bạn>: trong hình trên thì công ty là Tinhte.vn, nếu chọn chế độ này có nghĩa là bất kì ai sử dụng tài khoản email của Tinhte.vn đều có thể xem được file. Bạn cũng có thể chỉnh quyền Viewer hoặc Editor nếu bạn muốn cho người khác sửa file
• Anyone with the link: ai có link là xem được, bất kể họ đang đăng nhập bằng email gì

Google Docs cũng có "macro"

Hình thức macro để tự viết code và làm những tính năng chưa có sẵn cũng có mặt trên Google Docs, Google Slides và Google Sheets nhé các bạn. Chỉ khác là thay vì viết VBA bằng ngôn ngữ Visual Basic, bạn có thể viết bằng ngôn ngữ JavaScript, và Google gọi đây là AppScript. AppScript có thể giúp bạn tự làm được một số thứ như tự điền dữ liệu vô file, tự tính toán một số thứ chỉ với 1 nút nhấn (bạn có thể thêm nút vào file được), tự tải file từ nguồn nào đó về mà mở ra tính toán sẵn dựa theo công thức…

Tiềm năng của AppScript là rất lớn, và khi bạn tìm kiếm trên Google thì nhớ kèm theo từ khóa này nhé. Có thể công việc của bạn sẽ nhanh hơn nhiều lần đấy.

CHUYÊN MỤC NGHỆ THUẬT LÀM GIÀU BỀN VỮNG

Nhấn vào đây để bắt đầu học

Khóa học Machine Learning cơ bản- Khoa học dữ liệu - AI

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Khoá học Quản trị Chiến lược Dành cho Lãnh đạo Doanh nghiệp

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Nơi hội tụ Tinh Hoa Tri Thức - Khơi nguồn Sáng tạo

Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com

Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com

--- 

Khóa học Hacker và Marketing từ A-Z trên ZALO!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Hacker và Marketing từ A-Z trên Facebook!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa đào tạo Power BI phân tích báo cáo để bán hàng thành công

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Bảo mật và tấn công Website - Hacker mũ trắng

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học ​

KHÓA HỌC LẬP TRÌNH PYTHON TỪ CƠ BẢN ĐẾN CHUYÊN NGHIỆP

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Lập trình Visual Foxpro 9 - Dành cho nhà quản lý và kế toán

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học hướng dẫn về Moodle chuyên nghiệp và hay

Xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay.

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

KHÓA EXCEL CHUYÊN NGHIỆP

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học AutoIt dành cho dân IT và Marketing chuyên nghiệp

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khoá học Word từ cơ bản tới nâng cao, học nhanh, hiểu sâu

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học hướng dẫn sử dụng Powerpoint từ đơn giản đến phức tạp HIỆU QUẢ

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Thiết kế, quản lý dữ liệu dự án chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bằng Bizagi

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng Power Query trong Excel

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Lập trình WEB bằng PHP từ cơ bản đến nâng cao

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng TableAU - Chìa khóa thành công!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng SPSS - Chìa khóa thành công!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học "Thiết kế bài giảng điện tử", Video, hoạt hình 

kiếm tiền Youtube bằng phần mềm Camtasia Studio

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ VIDEO CLIP CHO DÂN MARKETING CHUYÊN NGHIỆP

​​​​​

HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ QUẢNG CÁO VÀ ĐỒ HỌA CHUYÊN NGHIỆP VỚI CANVA

Hãy tham gia khóa học để trở thành người chuyên nghiệp. Tuyệt HAY!😲👍

 KHÓA HỌC VIDEO- XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BẰNG MICROSOFT ACCESS

GOOGLE SPREADSHEETS phê không tưởng

Khóa hoc lập trình bằng Python tại đây

Hãy tham gia khóa học để biết mọi thứ

Để tham gia tất cả các bài học, Bạn nhấn vào đây 

Khóa học lập trình cho bé MSWLogo

Nhấn vào đây để bắt đầu học

Khóa học Ba, Mẹ và Bé - Cùng bé lập trình  TUYỆT VỜI

Khóa học sử dụng Adobe Presenter-Tạo bài giảng điện tử

Khóa học vẽ tạo giao diện demo cho website

Để thành thạo Wordpress bạn hãy tham gia khóa học 

Tham gia khóa học tại đây

Khóa học sử dụng Edmodo để dạy và học hiện đại để thành công

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Bảo hiểm nhân thọ - Bảo vệ người trụ cột

Cập nhật công nghệ từ Youtube tại link: congnghe.hocviendaotao.com
Tham gia nhóm Facebook
Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com
Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com

Nguồn: Tinh Tế

Share !