Vài cách để làm cho cuộc họp ngắn hơn

Đã đi làm là đi họp

Đã đi làm là phải tham gia họp hành, dù họp ít hay họp nhiều, dù làm văn phòng ngày 8 tiếng hay làm từ xa. Năm ngoái, một khảo sát từ công ty Dialpad cho thấy rằng 83% trong 2.800 người tham gia nói rằng họ dành 12 tiếng mỗi tuần để họp. Nếu bạn là chủ công ty hoặc giám đốc điều hành, con số đó có thể hơn 20 tiếng. Microsoft còn nói rằng họp quá nhiều là yếu tố cản trở sự hiệu quả. Họp xong thì ai cũng mệt, cho dù là họp online hay họp trực tiếp, vì họp đòi hỏi sự tập trung. Những người sống nội tâm còn mệt hơn vì họ không mấy hứng thú và có đủ năng lượng để tương tác với đồng nghiệp.

Kết lại là đi làm thì không thể thoát khỏi việc họp hành. Nhưng ít nhất mình cũng làm cho những buổi họp ngắn lại, đặc biệt nếu là người đứng ra tổ chức những cuộc họp đó. Những cuộc họp dài thường là do các vấn đề kỹ thuật liên quan đến các phần mềm họp hành như Zoom, Meet, nói chuyện phiếm khi ngồi không và thiếu một lịch họp rõ ràng. Không có cách nào hoàn hảo nhưng dưới đây là một vài ý tưởng để làm cho cuộc họp ngắn lại.

Họp online

Nếu anh em là người lên lịch họp, tránh họp với thời gian 1 tiếng hoặc 45 phút trừ khi liên quan đến những chuyện quan trọng hoặc liên quan đến nhiều nhóm cần cập nhật công việc. Chỉ cần hỏi bản thân là có thể bàn xong vấn đề trong 30 phút hay không? 15 phút thì thế nào? Trước khi gửi lời mời, tự hỏi "Có cần phải có tất cả những người này tham gia họp hay không?" Những cuộc họp có quá nhiều người tham gia thường kéo dài. Những ai không tham gia có thể nhận được bản tóm tắt cuộc họp sau.


Người tổ chức họp nên dẫn dắt cuộc thảo luận và để ý để nội dung cuộc họp không đi ra khỏi chương trình và không quá thời gian đề ra. Nếu anh em là người tổ chức nhưng không thể dẫn dắt thì nhờ người khác làm thay. Họp mà không có ai dẫn dắt thì thời gian họp càng kéo dài.

Dù Zoom hay những phần mềm họp hành khác như Meet hay Teams đã trở thành một phần không thể thiếu cho công việc nhưng vẫn rất nhiều người không thể biết được chỗ nào là tắt mic, chỗ nào là bật mic, chỗ nào là bật/tắt camera. Do đó, cần cho người tham gia biết rằng phòng họp online sẽ mở sớm 10 phút để họ có thể kiểm tra micro và camera hoạt động bình thường và có thể biết bật/tắt khi cần thiết. Nếu có thể, có thể sắp xếp một ai đó để hỗ trợ. Ngoài ra, cần thống nhất phần mềm sử dụng. Đổi từ Zoom sang Microsoft Teams rồi sang Google Meet làm cho mọi thứ trở nên phức tạp hơn.

Tất cả các loại hình họp đều cần có lịch trình. Một cuộc họp không có lịch trình chắc chắn sẽ kéo dài miên man vô định, mọi người đều nói mà không giải quyết được vấn đề gì. Nhắc đến chuyện phát biểu, nên đặt ra giới hạn thời gian là khoảng 5 phút (hoặc ngắn hơn). Đừng để những câu chuyện không có trọng tâm làm ảnh hưởng đến lịch trình cuộc họp. Nếu người tham gia họp cảm thấy không thoải mái với thời gian họp ngắn, chỉ cần nhắc họ thời gian là tiền bạc.

Họp hỗn hợp và họp trực tiếp

Cũng giống như họp online, cần mở phòng họp online và trực tiếp sớm 10 phút, và cũng làm rõ luôn là những cuộc họp hỗn hợp sẽ không bị tạm ngưng để những người tham gia online set up máy tính của họ.

Hơi khó để có được sự tập trung của người khác khi họ họp online nhưng đối với những người tham gia họp trực tiếp, chúng ta cần thực hiện chính sách "không sử dụng điện thoại" trong suốt thời gian họp. Điện thoại cần đặt ở chế độ im lặng và để trong túi trừ khi có tình huống khẩn cấp. Để mọi người không phải lấy lý do nhìn điện thoại là để xem chương trình họp, chúng ta có thể in chương trình họp ra. Dĩ nhiên là không ai thích lãng phí giấy, nhưng có được sự tập trung của mọi người đáng để làm như vậy.

Nói về chương trình họp. Không cần biết họp bằng hình thức nào, chương trình họp cần có thời gian thảo luận xác định cho từng chủ đề lớn. Có vài chủ đề có thể chỉ cần vài phút nhưng có những chủ đề khác cần 15 phút hoặc hơn. Ghi rõ ra những khoảng thời gian này để người tham gia họp biết được ưu tiên thời gian của mỗi chủ đề thảo luận. Bây giờ nói về đồ ăn. Có bao giờ anh em đi họp mà có rất nhiều đồ ăn không? Chắc chắn là có rồi, đúng không? Việc lấy đồ ăn trước mỗi cuộc họp thực sự mất kha khá thời gian, đặc biệt là những loại bánh sinh nhật hay trái cây. Những người họp online không thể có đồ ăn cũng cảm thấy khó chịu. Nếu buộc phải chuẩn bị đồ ăn thì chỉ cần vài cái bánh gọn nhẹ là được.

Cuối cùng, nếu họp xong sớm, vấn đề được giải quyết, trách nhiệm được phân công, thì kết thúc cuộc họp ngay lúc đó, không cần phải kéo dài cho đến hết thời gian đề ra. Đừng để những cuộc họp dài và không hiệu quả trở thành điều bình thường trong văn phòng.

Anh em có cách nào để họp hiệu quả hơn thì chia sẻ bên dưới nhé.

Quảng cáo

Đọc thêm
https://tinhte.vn/thread/hop-hanh-qua-nhieu-can-tro-hieu-suat-lam-viec-theo-khao-sat-cua-microsoft.3669393/

Họp hành quá nhiều cản trở hiệu suất làm việc, theo khảo sát của Microsoft

Một báo cáo từ Microsoft cho thấy nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho email, họp hành và chat so với thời gian để làm công việc của mình. Điều này cho thấy rằng giao tiếp chiếm hơn một nửa thời gian của nhân viên.

tinhte.vn

CHUYÊN MỤC NGHỆ THUẬT LÀM GIÀU BỀN VỮNG

Nhấn vào đây để bắt đầu học

Khóa học Machine Learning cơ bản- Khoa học dữ liệu - AI

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Khoá học Quản trị Chiến lược Dành cho Lãnh đạo Doanh nghiệp

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Nơi hội tụ Tinh Hoa Tri Thức - Khơi nguồn Sáng tạo

Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com

Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com

--- 

Khóa học Hacker và Marketing từ A-Z trên ZALO!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Hacker và Marketing từ A-Z trên Facebook!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa đào tạo Power BI phân tích báo cáo để bán hàng thành công

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Bảo mật và tấn công Website - Hacker mũ trắng

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học ​

KHÓA HỌC LẬP TRÌNH PYTHON TỪ CƠ BẢN ĐẾN CHUYÊN NGHIỆP

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Lập trình Visual Foxpro 9 - Dành cho nhà quản lý và kế toán

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học hướng dẫn về Moodle chuyên nghiệp và hay

Xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay.

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

KHÓA EXCEL CHUYÊN NGHIỆP

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học AutoIt dành cho dân IT và Marketing chuyên nghiệp

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khoá học Word từ cơ bản tới nâng cao, học nhanh, hiểu sâu

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học hướng dẫn sử dụng Powerpoint từ đơn giản đến phức tạp HIỆU QUẢ

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Thiết kế, quản lý dữ liệu dự án chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bằng Bizagi

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng Power Query trong Excel

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Lập trình WEB bằng PHP từ cơ bản đến nâng cao

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng TableAU - Chìa khóa thành công!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học Phân tích dữ liệu sử dụng SPSS - Chìa khóa thành công!

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học "Thiết kế bài giảng điện tử", Video, hoạt hình 

kiếm tiền Youtube bằng phần mềm Camtasia Studio

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

Khóa học HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ VIDEO CLIP CHO DÂN MARKETING CHUYÊN NGHIỆP

​​​​​

HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ QUẢNG CÁO VÀ ĐỒ HỌA CHUYÊN NGHIỆP VỚI CANVA

Hãy tham gia khóa học để trở thành người chuyên nghiệp. Tuyệt HAY!😲👍

 KHÓA HỌC VIDEO- XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BẰNG MICROSOFT ACCESS

GOOGLE SPREADSHEETS phê không tưởng

Khóa hoc lập trình bằng Python tại đây

Hãy tham gia khóa học để biết mọi thứ

Để tham gia tất cả các bài học, Bạn nhấn vào đây 

Khóa học lập trình cho bé MSWLogo

Nhấn vào đây để bắt đầu học

Khóa học Ba, Mẹ và Bé - Cùng bé lập trình  TUYỆT VỜI

Khóa học sử dụng Adobe Presenter-Tạo bài giảng điện tử

Khóa học vẽ tạo giao diện demo cho website

Để thành thạo Wordpress bạn hãy tham gia khóa học 

Tham gia khóa học tại đây

Khóa học sử dụng Edmodo để dạy và học hiện đại để thành công

Nhấn vào đây để bắt đầu khóa học

==***==

Bảo hiểm nhân thọ - Bảo vệ người trụ cột

Cập nhật công nghệ từ Youtube tại link: congnghe.hocviendaotao.com
Tham gia nhóm Facebook
Để tham gia khóa học công nghệ truy cập link: http://thuvien.hocviendaotao.com
Mọi hỗ trợ về công nghệ email: dinhanhtuan68@gmail.com

Nguồn: Tinh Tế

Share !